Accorgimenti per l'attivazione del Channel Manager

Se hai messo le tue camere in vendita su diversi portali di prenotazione online (OTA), oltre che sul tuo sito, ti sarai subito accorto che aggiornarli a mano uno per uno è un gran lavoro e ogni tempo morto nella sincronizzazione delle disponibilità ti espone al rischio di overbooking. Per questo hai bisogno di un Channel manager!
Di seguito trovi degli articoli introduttivi a questo argomento:

☞ Docs: Che cos'è un OTA
☞ Docs: Che cos'è un Channel Manager

Il Channel Manager nativo di ZaK ti propone, in maniera integrata sul tuo gestionale, le connessioni verso i portali che hanno un maggior riscontro commerciale: in questo modo potrai gestire la tua vendita online (OTA e Website) dalla stessa piattaforma da cui, ad esempio, cambi camera alla tue prenotazioni o emetti le fatture per i soggiorni...  cioè dal tuo PMS!  Zak si presenta quindi come una piattaforma All-in-one che ti permette di gestire la tua attività a 360° !

In questo articolo sono illustrate le operazioni preliminari alla connessione dei canali e alcune avvertenze importanti.


NB: WuBook non si occupa della tua affiliazione al portale. Se  il tuo profilo sull'OTA fosse già connesso con un altro Channel Manager, prima di procedere alla connessione con Zak occorre scollegare il precedente Channel Manager.

NB: prima di attivare il canale è importante che su WuBook sia configurata la password per le carte di credito, altrimenti Zak non registrerà le CC delle prenotazioni in ingresso dal canale.


☞ Docs: Impostare la password per le Carte di Credito


Preparazione dei Prodotti


Per accelerare il processo di connessione delle tue OTA, ti consigliamo di creare prima i tuoi Prodotti e le tue Tariffe su Zak. In questo modo, non appena avrai scaricato le camere e le tariffe dal portale che vuoi connettere, sarai subito pronto per configurare il canale, senza doverti spostare su altre pagine.

I Prodotti sono la "veste commerciale" dei tuoi tipi camere: per impostazione predefinita, quando crei un tipo camera, Zak crea in automatico il Prodotto corrispondente. Tuttavia, ogni tipologia di camera può avere diversi Prodotti, grazie ai quali potrai avere prezzi e restrizioni specifiche in base all'occupancy impostata o ai parametri che preferisci.

Per definire i tuoi prodotti, devi accedere alla seguente area:  Camere&Tariffe > Prodotti

↳ Link utile: Zak > Camere&Tariffe > Prodotti

☞ Docs: I Prodotti

Per definire le Tariffe devi accedere alla seguente area: Camere&Tariffe > Tariffe


↳ Link utile: Zak > Camere&Tariffe > Tariffe

☞ Docs: Tariffe

Ci sarà sempre una Tariffa Standard. Potrai poi creare ulteriori Tariffe a seconda delle tue esigenze, specificando, per esempio, i prezzi a seconda dei trattamenti e delle politiche di cancellazione.


Impostazioni globali del channel manager


In cima alla lista de "I tuoi Canali" trovi sulla destra il pulsante > Configurazione tramite il quale accedi al box di configurazione delle impostazioni globali del tuo Channel Manager ZaK.

Attualmente puoi abilitare o meno l'assegnazione automatica della camera fisica. Se abilitato, quando entra una prenotazione entra su un prodotto, e quindi sulla relativa tipologia camera, ZaK assegna automaticamente una delle camere fisiche appartenenti alla tipologia prenotata tramite un algoritmo che rispetta l'occupancy e ottimizza lo spazio.

NB: questa impostazione non riguarda i Super-Prodotti, i quali sono formati da camere fisiche, le quali vengono quindi subito assegnate direttamente quando un Super-Prodotto viene prenotato.

Puoi anche scegliere di assegnare in automatico una configurazione dei letti della camera alle prenotazioni che entrano dalle tue OTA e impostare una modalità di arrotondamento dei prezzi.

☞ Docs: Camere Fisiche

☞ Docs: Super Prodotti



Aggiornamenti


Man mano che associ i prodotti e le tariffe di Zak alle camere e tariffe dei portali, i dati impostati su ZaK (disponibilità, prezzi, restrizioni) vanno ad aggiornare l'OTA che stai collegando. I dati sull'OTA (riguardanti l'arco di tempo di due anni mediamente) saranno completamente sovrascritti dai dati presenti su ZaK.

Questo significa che nel momento in cui configuri i canali del Channel Manager su ZaK devi avere già inserito tutte le prenotazioni dei soggiorni futuri (affinché ZaK calcoli la disponibilità correttamente), impostato bene i prezzi, i periodi di chiusura, la durata minima del soggiorno, ecc...


Inserimento delle prenotazioni


Essendo ZaK un PMS, la disponibilità non va configurata ma è automaticamente calcolata in base a:

  • numero di camere fisiche di una tipologia
  • soggiorni prenotati
  • chiusure delle camere fisiche di quella tipologia.

Affinché la disponibilità venga calcolata correttamente è quindi necessario che su ZaK siano inserite tutte le prenotazioni dei soggiorni che devono ancora arrivare. Dovrai procedere con l'inserimento manuale su ZaK di tutte le tue prenotazioni.


☞ Docs: Tipologia di camera

☞ Docs: Dettaglio della prenotazione

☞ Docs: Chisura delle camere

☞ Docs: Nuova prenotazione

Booking.com generalmente è il portale che più di ogni altro genera prenotazioni. Inoltre questa OTA, a differenza di tutte le altre (escluso Airbnb), permette al channel manager di scaricare le prenotazioni già fatte che riguardano soggiorni futuri. Questo significa che puoi inserire manualmente le tue prenotazioni escludendo quelle entrate da Booking.com (le quali potranno essere scaricate appena attivato il canale).

Per procedere in questo modo è CONSIGLIATO attivare il canale Booking.com per primo.



Per procedere in sicurezza con l'attivazione del Channel Manager segui queste semplici precauzioni:


1. Verifica di non avere altri canali attivi verso lo stesso profilo

Avere due canali che aggiornano i dati sullo stesso profilo del portale genera errori. Nel caso avessi utilizzato un altro channel manager, ricordati di scollegare i canali sul tuo vecchio strumento prima di attivare la connessione da ZaK. Se usavi WooDoo, devi scollegare il canale direttamente lato Woodoo.

☞ Docs: Come disconnettere un canale: pausa e rimozione


2. Cerca di definire omogeneamente la tua vendita

È consigliato creare in tutte le OTA sulle quali vendi, le tesse tipologie di camere (con nomi simili). Su Booking.com hai: (Doppia, Tripla e Suite) ma su Expedia hai: (Doppia, Doppia vista mare, Quadrupla, Family), questo porta inevitabilmente a una complicazione gestionale.

Lo stesso vale per le tariffe: è bene avere le stesse rates sulle varie OTA (ove possibile).

Prima di attivare i canali, crea su ZaK le tue tipologie di camera. Inserisci su ZaK manualmente tutte le prenotazioni di soggiorni futuri (eventualmente escludendo quelle entrate da Booking.com se attiverai per primo il canale verso Booking.com).


  • Se utilizzi Booking.com:

Se non hai ancora configurato prezzi e restrizioni su ZaK e lavori con Booking.com, nel caso tu voglia scaricare questi dati dal portale, è consigliato configurarlo come primo canale: nell'atto di associare le tipologie di camera puoi importare i dati (prezzi e restrizioni) e scaricare le prenotazioni dal portale. In questo modo avrai su ZaK la stessa configurazione di prezzi e restrizioni che hai già definito su Booking.com e tutte le tue prenotazioni saranno presenti su ZaK (quelle che hai inserito a mano e quelle che hai eventualmente scaricato di Booking.com).


  • Se non lavori con Booking.com:

Prima di attivare ogni canale, configura bene le restrizioni ed i prezzi dedicati alla tua vendita online. In questo modo appena attiverai una canale, l'OTA connessa riceverà un aggiornamento che ne sovrascriverà i dati in maniera corretta.


3. Controllo

Durante la procedura di configurazione di un canale potresti tralasciare qualche dettaglio e nonostante la tecnologia sia testata e affidabile, appena completato il procedimento è caldamente consigliato accedere all'extranet del sito e verificare (su diverse date scelte a caso), se i prezzi e le restrizioni sono quelli che ti aspetti, cioè se sono perfettamente allineati con i dati configurati su ZaK.

I controlli vanno sempre fatti sull'extranet del Portale (la tua area privata del portale) e non sulle pagine pubbliche di prenotazione. Questo perché ci potrebbero essere modifiche da parte del portale nel momento della pubblicazione online, ZaK in queste trasformazioni non ha nessuna influenza.


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