Configurare un Canale

La configurazione di un canale è l'ultima e più delicata fase che porta all'attivazione della connessione. Ogni configurazione di Wubook può essere fatta dagli utenti in autonomia ma se, anche seguendo le indicazioni di questa pagina, non ti senti sicuro di procedere, chiedi pure assistenza allo staff WuBook che ti assisterà con competenza durante il processo.


☞ Docs: Supporto, interazione e formazione WuBook


Prima di trovarti in questa fase, il canale dev'essere stato acquisito in WooDoo ed inizializzato: l'inizializzazione della connessione è l'autorizzazione che il portale deve rilasciare a WuBook per consentirgli di collegarsi.

Negli articoli indicati di seguito trovi tutte le indicazioni per acquisire ed inizializzare un canale, qualora tu non l'abbia già fatto.


☞ Docs: Accorgimenti per l'attivazione del Channel Manager

☞ Docs: Acquisire un Canale

Una volta acquisito e inizializzato il canale, nell'interfaccia utente comparirà il pulsante CONFIGURA, che ti consentirà di scaricare automaticamente dal portale la mappa delle camere e delle tariffe da gestire via XML con il tuo channel manager e potrai quindi cominciare in autonomia la procedura di configurazione.




NB: se anche l'assistenza del portale ti ha fornito un file con la mappa delle tue camere e tariffe, WooDoo non ne ha bisogno (quindi non occorre inviarcelo) perché il nostro sistema scarica tale mappa in automatico.


Associazione camere


Cliccando sul pulsante Configura, WooDoo scaricherà subito in automatico la lista di camere che hai creato sul portale e sarà possibile associare a ogni camera dell'OTA la corrispondente tipologia camera di WuBooK.

! ATTENZIONE !

- TUTTE le camere del portale devono essere associate ad una camera WuBook: il canale NON partirà se una camera dell'OTA non è associata!

- NON puoi associare due volte la stessa camera WuBook (ma puoi utilizzare una virtuale della stessa tipologia).

- PUOI utilizzare nelle associazioni una o più camere virtuali Wubook, ma ATTENZIONE: se associ nello stesso canale sia la camera madre che una delle sue virtuali, oppure due virtuali che dipendono dalla stessa camera madre, corri il rischio che NELLA STESSA PRENOTAZIONE uno stesso cliente ti possa prenotare più disponibilità di quelle che hai realmente, creando un overbooking. Si tratta di un rischio effettivamente molto basso, tuttavia teoricamente possibile.

Se, ad esempio, associ nello stesso canale sia la Doppia che la Doppia Uso Singolo, che su WuBook hai creato come virtuale della Doppia, metti in vendita due disponibilità contemporaneamente sullo stesso canale. Quando ti è rimasta una sola camera Doppia, questa figurerà tuttavia sul portale contemporaneamente sia come Doppia che come Doppia Uso Singola, quindi con due disponibilità, ed un gruppo di tre persone potrebbe prenotarle entrambe nella stessa prenotazione!

Questo non è un limite od un malfunzionamento del sistema, ma il suo normale funzionamento. Se non vuoi correre questo rischio, basta evitare questo tipo di configurazione. Tuttavia molti nostri clienti decidono consapevolmente di correrlo per aumentare l'offerta di vendita.

Per avvertirti di questo rischio, le camere virtuali associate saranno bordate di rosso: questo non significa quindi che si tratta di un errore, ma è solo un avviso per richiamare l'attenzione su un'impostazione che richiede consapevolezza.



☞ Docs: Camere Virtuali - WuBook
☞ Docs: Le camere virtuali e il rischio Overbooking






SUGGERIMENTO. Ovviamente, non tutte le tipologie di camere che hai creato su Wubook devono essere per forza messe in vendita sui portali: si può offrire della disponibilità solo dal proprio sito creando in WuBook delle tipologie di camera che non vengono collegate a nessuna camera nei canali, oppure è possibile inviare ad un portale una disponibilità minore di quella reale utilizzando l'opzione di decremento della disponibilità sulle camere virtuali. Puoi cioè associare ad un portale una camera virtuale dedicata in cui hai impostato un decremento di disponibilità.


Associazione Tariffe

Una volta salvata l'associazione camere, viene visualizzata la lista delle rates del portale. Una "rate" è un listino prezzi con cui l'OTA vende le tue camere: potrai avere la standard rate ma anche, ad esempio, la Not refundable, la Long Stay, etc.

E' possibile associare a una rate del portale qualsiasi piano tariffario e piano restrizioni che hai creato su Wubook, anche abbinati in maniere diverse su diverse Rate.

Per inviare al portale gli stessi prezzi e le stesse restrizioni che usi per la vendita diretta sul tuo sito devi collegare il piano tariffario WuBook Parity e il piano restrizioni Standard Restrictions.


! ATTENZIONE !


- A differenza delle camere, lo stesso piano tariffario e lo stesso piano restrizioni possono essere utilizzati più volte.

- Per far partire la connessione è necessario collegare almeno una rate: le rates non devono per forza essere tutte collegate, anche se noi consigliamo di associarle tutte.

NB. Non collegare una rate significa che questa non verrà gestita via XML dal channel manager, cioè non verrà aggiornata. Di solito questo si fa quando la Tariffa non interessa e magari lasciandola scollegata si pensa che rimanga chiusa, ma questo è sbagliato. Se al momento di connettere il canale la tariffa sul portale è aperta ed ha prezzi errati, una volta attivato il canale la tariffa non associata rimarrà aperta con prezzi errati! Quindi, se lo scopo era quello di tenere la Rate chiusa alla vendita, ti suggeriamo di associarla sul canale ed impostare chiusura da channel manager sul piano restrizioni associato.

Inoltre, se il portale è uno di quelli (come Bookign.com od Airbnb) che non permette di intervenire sulla extranet quando un channel manager è connesso, lasciare una rate non associata significa che non potrai gestirla in alcun modo!



☞ Docs: Offerte speciali e multiple rates
☞ Docs: Piani Tariffari

☞ Docs: Piani Restrizioni





Preferenze


Tutti i canali hanno infine delle preferenze da poter impostare. Comune a tutti è la richiesta se onorare o meno le chiusure delle Restrizioni Wubook. Cosa vuol dire?
Le Restrizioni Wubook sono quelle che regolano la vendita diretta sul tuo sito. Quando chiudi un giorno/camera sulle Restrizioni Wubook, il giorno/camera non è più in vendita sulla Online Reception, anche se avessi ancora tutte le camere disponibili. Sui canali, tuttavia, la data rimarrebbe aperta sulle Tariffe dei portali alle quali non sono associate le Restrizioni Wubook ma altri piani restrizioni.
Se vuoi che quando chiudi una camera sul tuo sito questa venga chiusa a cascata anche su tutte le OTA collegate via channel manager, allora devi spuntare questa preferenza.




Ogni canale ha poi delle preferenze che possono essere specifiche e vengono illustrate direttamente nell'interfaccia utente.


! ATTENZIONE !


Quando si preme sul SALVA finale, parte subito in automatico un aggiornamento verso il portale per il massimo periodo gestibile dal channel manager, solitamente un paio d'anni (ma può variare in base alle OTA).

Alcune OTA, come Booking.com, prevedono però che una volta completata la configurazione lato channel manager si dia un'ulteriore conferma sulla loro extranet: in tal caso gli aggiornamenti NON partono finché non si è completato quest'ultimo step lato OTA!


Controlli finali


Il canale è attivo solo quando appare il simbolo dell'ingranaggio verde nella sezione WooDoo > Canali del proprio account.  




Potrai controllare se gli aggiornamenti sono stati inviati e quando vengono eseguiti dalla sezione WooDoo > Aggiornamenti. Il primo aggiornamento, coprendo un periodo molto lungo, richiederà più tempo degli aggiornamenti quotidiani: potrebbe volerci qualche minuto in più.


↳ Link utile: WuBook/WooDoo > WooDoo > Aggiornamenti
☞ Docs: Controllare gli aggiornamenti

Dopo aver atteso qualche minuto e controllato nella sezione Aggiornamenti che il primo aggiornamento sia stato eseguito, per scrupolo è poi sempre bene controllare anche direttamente nella extranet del portale se i valori di disponibilità, prezzi e restrizioni corrispondono a quelli attesi ed impostati su Wubook. Se così non fosse, segnala alla nostra assistenza un giorno/camera specifico su cui hai verificato un disallineamento, così potremo controllare insieme le impostazioni fatte e verificare eventuali problemi!

NB: la verifica va fatta dopo aver atteso che il primo aggiornamento sia stato eseguito e direttamente sulla extranet, non sul portale pubblico di prenotazione, sul quale l'aggiornamento dei dati non dipende dal channel manager ma ha tempistiche tecniche proprie dell'OTA!



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