Τα δεδομένα πελατών καταγράφονται αυτόματα στη βάση δεδομένων του ZaK. Εκτός από τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών, το σύστημα διαχειρίζεται επίσης τα δεδομένα Συνεργατών και Πρακτορείων. Κάθε επισκέπτης, συνεργάτης ή πρακτορείο σχετίζεται με αντίστοιχες κρατήσεις, πληρωμές και διάφορα έγγραφα (όπως τιμολόγια, αποδείξεις, πιστωτικές σημειώσεις κ.λπ.).
☞ Έγγραφα: Zak - Συνεργάτες
☞ Έγγραφα: Zak - Πρακτορεία
Μπορείτε να μεταβείτε στο εργαλείο συγχώνευσης κάνοντας κλικ στον παρακάτω σύνδεσμο:
↳ Χρήσιμος Σύνδεσμος: Zak > Πελάτες > Εργαλείο Συγχώνευσης
Σημείωση: οι πληροφορίες για τυχόν διπλότυπους πελάτες εμφανίζονται επίσης στη σελίδα προσωπικών δεδομένων κάθε πελάτη!
Όταν εισάγετε μια νέα κράτηση με μη αυτόματο τρόπο, εάν το επώνυμο του επισκέπτη υπάρχει ήδη στη βάση δεδομένων, θα προτείνεται αυτόματα να αντιστοιχίσετε την κράτηση με αυτόν τον πελάτη χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε ξανά τα δεδομένα. Στη δεξιά πλευρά της ενότητας Πελάτη, εμφανίζονται τα αντίστοιχα ονόματα όπως φαίνεται παρακάτω. Μπορείτε να επιλέξετε έναν από τους πελάτες με το ίδιο επώνυμο ή να επιλέξετε να εισάγετε τον πελάτη ως "νέο" (σε περίπτωση συνωνυμίας).
Συγχώνευση
Με την πάροδο του χρόνου ενδέχεται να έχουν εισαχθεί περισσότεροι πελάτες που στην πραγματικότητα είναι το ίδιο άτομο (για παράδειγμα, κάθε κράτηση που έχει ληφθεί από το WooDoo δημιουργεί απαραίτητα έναν νέο πελάτη, ακόμα κι αν αυτός έχει ήδη κάνει κράτηση στο παρελθόν και παρείχε τα δεδομένα του). Το ZaK σας επιτρέπει να συγχωνεύσετε διαφορετικά αρχεία πελατών, συνεργατών ή πρακτορείων που αντιπροσωπεύουν το ίδιο άτομο/οντότητα.
Ανίχνευση
Κάνοντας κλικ σε κάθε Όνομα πελάτη, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην ενότητα (στα δεξιά) > Διαχείριση Συγχώνευσης και μπορείτε να αποφασίσετε ποιες εγγραφές θα πρέπει να συγχωνευτούν, εξαιρουμένων εκείνων που πραγματικά αναφέρονται σε διαφορετικά άτομα (ή πρακτορεία/εταιρείες).
! ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το email και το τηλέφωνο λαμβάνονται επίσης υπόψη για τον εντοπισμό. Πράγματι, το email και το τηλέφωνο έχουν ακόμη μεγαλύτερη σημασία από το όνομα και το επώνυμο, επειδή είναι αυστηρά προσωπικά δεδομένα.
Μπορεί λοιπόν να συμβεί ότι το Zak ανάμεσα στα διπλότυπα να σας εμφανίσει πελάτες που μπορεί να έχουν διαφορετικό όνομα, αλλά το ίδιο επώνυμο, το ίδιο email και το ίδιο τηλέφωνο. Ή που έχουν διαφορετικό όνομα και επώνυμο, αλλά το ίδιο email και τηλέφωνο.
Διαδικασία συγχώνευσης
Οι εγγραφές που θα συγχωνευτούν ενδέχεται να έχουν ορισμένα κοινά δεδομένα. Το ίδιο άτομο θα μπορούσε να κάνει κράτηση με διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: για τη συγχώνευση δεδομένων, πρέπει να υποδείξετε ποια δεδομένα θέλετε να διατηρήσετε.
Σε αυτό το σημείο το σύστημα καταργεί όλα τα αντίγραφα εκτός από ένα. Σε αυτό, τα πεδία θα ενημερωθούν όπως υποδεικνύεται στην παρακάτω διαδικασία. Κατά συνέπεια, φορολογικά έγγραφα (τιμολόγια, πιστωτικές σημειώσεις κ.λπ.) θα αντιστοιχηθούν με αυτό το ενιαίο αρχείο επαφών, καθώς και κρατήσεις πελατών, πρακτορείων ή συνεργατών.
Δεν μπορώ να δω κάποια διπλότυπα
Εάν ο έλεγχος δεν εμφανίζει νέα διπλότυπα, αυτό σημαίνει ότι έχετε συμπληρώσει το μέγιστο όριο των 48 διπλότυπων. Επομένως, θα πρέπει να συγχωνεύσετε τα τρέχοντα διπλότυπα ή να τα εξαιρέσετε, ώστε να μπορείτε να εμφανίσετε τα νέα!