Qu'est ce que c'est?
Tout d'abord, une non-présentation se produit lorsqu'un client réserve un hébergement dans votre propriété mais, lors de l'enregistrement, ne se présente pas. La réservation est toujours confirmée, mais l'invité n'arrive jamais.
Que se passe-t-il en cas de non-présentation ?
Si un invité ne se présente pas, vous pouvez appliquer les pénalités spécifiées dans la politique d'annulation. Chaque réservation est toujours associée à une politique d'annulation (non remboursable, flexible, etc.), que le client voit lors du processus de réservation. Il est donc primordial d'avoir correctement paramétré votre police, afin que vos sanctions soient claires et transparentes.
Lorsque le client réserve, cela signifie qu'il accepte ces conditions et qu'il est conscient des éventuelles pénalités. Par conséquent, la politique d'annulation est comme un "contrat" entre vous et le client, elle est également indiquée dans le bon de réservation et ne peut être modifiée.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation sur les conditions d'annulation :.
☞ Docs: Zak - Politique d'annulation
Comment signaler une non-présentation ?
En cas de non-présentation, vous pouvez accéder aux détails de la réservation et changer son statut en "Annulé : NoShow". Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme de crayon :
Modifiez maintenant le statut comme dans l'image et enregistrez :
NOTE: Pour les réservations de Booking.com, Zak informera également Booking du statut de non-présentation. Par conséquent, si vous ouvrez la réservation depuis votre extranet de réservation, vous la trouverez marquée comme non-présentation.
Zak essaie également de vous aider à détecter d'éventuelles non-présentations. Dans le menu suivant, vous trouverez une section spécifique, qui affiche les réservations dont le jour d'enregistrement est passé, mais que vous ne les avez pas encore marquées comme arrivées.
S'il ne s'agit que d'un oubli, nous vous suggérons de les marquer au fur et à mesure de leur arrivée afin qu'ils disparaissent de cette section. Sinon, vous trouverez le bouton "NO-SHOW". En cliquant dessus, le statut passera automatiquement à "Annulé : NoShow".
Comment réduire le risque de non-présentation ?
En plus de définir clairement vos conditions d'annulation comme mentionné ci-dessus, la meilleure façon de réduire le risque de non-présentation est de toujours demander au client une garantie lors de la réservation, afin qu'il soit moins susceptible de ne pas se présenter.
Dans Zak, vous pouvez le faire en utilisant des méthodes de garantie, qui vous offrent 4 options :
-
Demandez au client de saisir uniquement les détails de sa carte de crédit
- Demandez au client l'autorisation de débiter sa carte plus tard, au cas où il ne se présenterait pas ou si vous souhaitez un paiement (total ou partiel) avant le check-in
- Demander au client une pré-autorisation sur sa Carte, afin qu'un montant soit temporairement gelé et que vous puissiez le débiter sous X jours
- Demander au client de payer immédiatement pour finaliser sa réservation (le montant total ou juste une partie)
Pour plus d'informations, voici la documentation sur les méthodes de garantie, qui explique comment les paramétrer et les utiliser:
Une autre idée pour réduire le risque de non-présentation est de créer des tarifs non remboursables, en particulier pour les périodes de haute saison. Ou vous pouvez contacter le client quelques jours avant la date limite d'annulation pour vous assurer que tout va bien et qu'il se souvient de la réservation. Vous pouvez mettre en place des emails automatisés avec Zak Templating System, voici la documentation spécifique :