Un'agenzia è un ente che procura prenotazioni per conto di strutture ricettive. Può considerarsi un'agenzia un portale di prenotazione OTA (come Booking.com), così come un'Agenzia viaggi, un'associazione ecc. È utile suddividere le prenotazioni della propria struttura in base all'agenzia di provenienza. Questo al fine di riconoscere subito che una prenotazione è entrata grazie ad una certa agenzia, o anche per ottenere dati statistici sull'efficacia delle agenzie che stai usando. Le Agenzie registrate su ZaK sono accessibili tramite la seguente sezione:
↳ Link utile: ZaK > Clienti > Agenzie
Come aggiungere una nuova Agenzia
1. PORTALI DI PRENOTAZIONE
Sia che utilizzi il Channel Manager di WooDoo (e ZaK e WooDoo sono collegati) sia che utilizzi il Channel Manager di ZaK, alla prima prenotazione OTA che ricevi viene creata automaticamente l'Agenzia che rappresenta quel portale. Successivamente, ogni prenotazione che entra da quel portale verrà associata alla corrispondente agenzia.
2. ALTRE AGENZIE
Puoi anche creare manualmente le Agenzie quando queste non corrispondono a portali collegati al tuo Channel Manager. In questo caso ovviamente l'assegnazione dell'Agenzia alla prenotazione deve avvenire manualmente dal dettaglio prenotazione. Ad ogni agenzia è associato un colore (personalizzabile), così che nel Planner le prenotazione vengano evidenziate con il colore agenzia corrispondente.
Per creare una nuova agenzia è sufficiente cliccare sul bottone NUOVA AGENZIA, per poi definirne i dettagli.
☞ Docs: ZaK - Planner
All'interno dell'Agenzia, alla sezione DETTAGLI, oltre al colore è possibile configurare anche le informazioni su quell'Agenzia, sui dati di fatturazione, sull'IVA, sulle commissioni ed eventuali note.
NB: Riguardo le commissioni, specifichiamo che queste non verranno aggiunte in fase di fatturazione, si tratta solo di una sezione in cui inserire tale dato a scopo informativo. È quindi una sorta di "promemoria".
Accanto a DETTAGLI, trovi altre 3 sezioni dedicate ad ogni Agenzia:
-
SALDO CASSA: storico di tutte le prenotazioni ricevute da quell'Agenzia, con i relativi dati (camere, totale, non pagato, servizi, etc.)
-
PAGAMENTI PROGRAMMATI: pagamenti registrati con data futura, dunque ancora da saldare
-
ULTIME PRENOTAZIONI: prenotazioni più recenti, ricevute da quell'Agenzia negli ultimi 3 mesi
Come associare un'agenzia ad una prenotazione
Puoi assegnare l'Agenzia quando crei una nuova prenotazione con YouBook, cliccando sulla matitina accanto a "Dettagli prenotazione". Ti si aprirà una finestrella con vari campi da impostare, tra cui l'Agenzia.
Oppure, nel caso volessi modificare l'Agenzia in un secondo momento,
puoi farlo dal dettaglio della prenotazione. Accanto al nome del
prenotante in alto a sinistra, clicca sull'icona . A questo punto potrai scegliere l'agenzia, che sarà poi mostrata sotto:
Infine, quando emetti il documento per una prenotazione,
hai la possibilità di selezionare il destinatario della
fattura, scegliendo se intestarla all'ospite o ad un'agenzia. Puoi
scegliere tra le agenzie già registrate o inserire i dati di una nuova agenzia sul momento.
☞ Docs: ZaK F.A.Q. - Come emettere una fattura?