La sezione Overview ti permette di avere una visuale completa dei tuoi tavoli, delle prenotazioni, dei servizi in corso e molto altro. Inoltre da qui hai la possibilità di aggiungere nuove prenotazioni e take-away, modificare ordini, far pagare il conto, ecc. La pagina è raggiungibile dal seguente link:
↳ Link utile: ZaK > Kylix > Overview
Qui innanzitutto sono rappresentati tutti i tuoi tavoli suddivisi per aree. Cliccando l'icona in alto a destra, puoi filtrare per area, per etichetta dei tavoli, per tavoli occupati/liberi/riservati o per cameriere.
1. Inserire un nuovo ordine
Cliccando sul bottone "Nuovo" che trovi in ogni tavolo, puoi inserire un nuovo ordine per quel tavolo. Quindi se per es. ti arrivano degli ospiti senza prenotazione e li fai accomodare, puoi registrarli nel tavolo in questo modo. Puoi anche solo registrarli e inserire in un secondo momento quello che ti ordinano. Si tratta pertanto di un ordine "immediato", non di una prenotazione futura, perchè il cliente è già arrivato.
Come vedi in foto, inserendo un nuovo ordine occorre specificare:
- il numero di clienti
- il tipo di pasto, quindi se fanno colazione, pranzo o cena
- eventuali tavoli da aggiungere in caso uno solo non bastasse. In tal caso i tavoli selezionati risulteranno come uniti:
- la lista degli alimenti che ordinano, quindi puoi scegliere quali e quanti antipasti desiderano, quali primi, quali secondi ecc.
- nella parte "Lista degli Ordini", tramite le icone #1, #2, #3 ecc, puoi stabilire in quale ordine debbano essere preparate e servite le varie mandate. Nell'esempio, come prima cosa dovrò portare agli ospiti 2 patatine fritte come antipasto. Poi, una volta finite le patatine, 2 spaghetti alla carbonara:
Cliccando sui simboli + o -, puoi aumentare o diminuire la quantità dei pasti selezionati. Cliccando invece sull'icona del bidone, puoi rimuovere i singoli piatti o l'intera mandata. Cliccando per esempio su #2, posso aggiungere nuovi piatti a quella mandata in qualsiasi momento.
NB: Inserendo l'ordine in questo modo, il servizio sarà considerato già iniziato e lo troverai indicato sia in quel tavolo sia nell'elenco dei servizi in corso. Per maggiori dettagli, vedi il punto 4 di questo articolo.
2. Inserire una nuova prenotazione
Se invece un cliente ti chiama e ti prenota un tavolo per un secondo momento, puoi registrarlo cliccando in alto a destra su "PRENOTA UN TAVOLO":
Come vedi in foto, è possibile specificare:
- la data, l'ora e la quantità di clienti
- l'area in cui mangeranno
- il/i tavolo/i che occuperanno (oppure se non scegli tavoli, puoi definirli in un secondo momento)
- nome della prenotazione e telefono
- eventuali note con indicazioni fornite dal cliente
Una volta inserita la prenotazione, nel relativo tavolo vedrai l'icona di un orologio, che simboleggia che c'è una prenotazione per quel tavolo. Accanto trovi anche un numero che indica quante prenotazioni ci sono:
! ATTENZIONE: L'orologio appare solo per le prenotazioni in arrivo da qui a 3 ore. Tutte le altre le visualizzerai quando mancheranno 3 ore all'arrivo, oppure le trovi tutte nell'elenco delle prenotazioni (di cui parliamo qui sotto al punto 3).
3. Elenco delle prenotazioni
Trovi l'elenco di tutte le prenotazioni con data/ora futura nell'apposita sezione, a cui puoi accedere cliccando sulla destra l'icona . Di default vengono mostrate tutte le prenotazioni per la data odierna, ma in alto puoi filtrare per giorno oppure puoi cercarne una manualmente, scrivendo per es. il nome del cliente. Inoltre puoi filtrare per area, per tavolo e per tipologia di pasto:
Cliccando sull'icona accanto ad ogni prenotazione, puoi eliminare quella prenotazione o modificarla.
Invece cliccando sull'icona dichiari che il servizio è iniziato, quindi significa che il cliente è arrivato e si è seduto al tavolo. Dunque ora occorrerà andare a prendere il suo ordine. Trovi l'elenco di tutti i servizi in corso nella relativa sezione, di cui parliamo qui sotto al punto 4.
4. Elenco dei servizi in corso
Una volta che un servizio inizia, lo trovi indicato nel relativo tavolo. Viene indicata l'ora in cui il servizio è iniziato, il numero di persone sedute al tavolo e il nome del prenotante. Inoltre appare una linea rossa sotto al tavolo, che simboleggia che c'è un servizio in corso.
Se è presente l'icona del dollaro verde, significa che il conto è già stato interamente pagato. Se l'icona è arancione, il conto è stato parzialmente pagato. Se invece l'icona non è presente, il conto non è ancora stato pagato.
NB: Se c'è un servizio in corso significa che quel tavolo è occupato, quindi non può esserci più di un servizio in corso in uno stesso tavolo.
Per visualizzare maggiori informazioni su quel servizio puoi cliccare sul bottone "Dettaglio" in quel tavolo. Oppure trovi la lista di tutti i servizi in corso nell'apposita sezione, cliccando sulla destra l'icona :
Per ogni servizio, è indicato il tavolo, il numero di persone, il costo totale e se è già stato interamente pagato (icona verde), parzialmente pagato (icona arancione) o non pagato (nessuna icona). Invece l'icona +1, indica che a quel tavolo è stato unito un altro tavolo.
Cliccando invece sulla freccetta, puoi visualizzare tutti i dettagli del servizio:
In particolare, per ogni servizio puoi:
- chiudere il servizio: quindi se lo chiudi significa che l'ospite ha finito di mangiare, ha già pagato ed è andato via
- modificare l'ordine: ovvero aggiungere/rimuovere alimenti o modificare altri dettagli.
NB: se però il conto è già stato pagato (tutto o parzialmente), l'ordine non è più modificabile.
- addebitare quell'ordine su una prenotazione: quindi il cliente non paga immediatamente, ma aggiungi quel costo ad una prenotazione dell'hotel già esistente (per es. se dei clienti che stanno soggiornando nella tua struttura mangiano presso il tuo Ristorante)
NB: se però il conto è già stato pagato (tutto o parzialmente),non posso effettuare questa operazione.
- fare il conto: quindi visualizzare il conto, pagare ed emettere fattura/ricevuta
5. Inserire un nuovo ordine take away
Se invece ricevi una prenotazione per un asporto, occorre inserirla cliccando in alto a destra su "TAKE-AWAY", specificando nome, telefono, tipo di pasto e ora del ritiro. Nella parte "Lista Alimenti", puoi selezionare dal tuo menù i piatti ordinati dal cliente. Invece sulla destra, nella parte "Lista degli Ordini", puoi modificare le quantità dei pasti aggiunti oppure rimuoverli:
6. Elenco dei take away
Il take away è un servizio senza un tavolo, pertanto non lo visualizzerai nella panoramica principale. Lo visualizzerai solo nell'apposita sezione (insieme a tutti gli altri asporti), a cui puoi accedere cliccando sulla destra l'icona :
Per ogni take away, è indicato il nome del prenotante, l'ora di ritiro, la quantità di piatti ordinati e se è già stato pagato o meno.
Cliccando invece sulla freccetta, puoi visualizzare tutti i dettagli dell'ordine:
In particolare, per ogni ordine puoi:
- chiudere il servizio: quindi se lo chiudi significa che l'ospite ha già ritirato il cibo e ha già pagato
- modificare l'ordine: ovvero aggiungere/rimuovere alimenti o modificare altri dettagli (es: data o orario)
NB: se però il conto è già stato pagato (tutto o parzialmente), l'ordine non è più modificabile.
- addebitare quell'ordine su una prenotazione: quindi il cliente non paga immediatamente, ma aggiungi quel costo ad una prenotazione dell'hotel già esistente (per es. se dei clienti che stanno soggiornando nella tua struttura ti ordinano un asporto)
NB: se però il conto è già stato pagato (tutto o parzialmente),non posso effettuare questa operazione.
- fare il conto: quindi visualizzare il conto, pagare ed emettere fattura/ricevuta
7. Trattamenti
In questa sezione sono mostrati tutti gli ospiti in struttura, la cui prenotazione abbia un trattamento che non sia "Solo Pernottamento". Trovi quindi le prenotazioni con colazione, mezza pensione, pensione completa o all inclusive.
NB: Vengono mostrati anche gli ospiti che non hai segnato come arrivati.
Da qui, se vuoi, puoi già scegliere in che area del Ristorante collocare questi ospiti per i loro pasti, puoi anche assegnargli subito un tavolo.
La sezione è raggiungibile cliccando sulla destra l'icona :
Per ciascuno è mostrato il codice prenotazione, il trattamento, il numero di ospiti e il nome del prenotante.
Cliccando sulla freccetta, puoi effettuare le modifiche menzionate sopra. Oltre a scegliere l'area e il tavolo puoi:
- scegliere se applicare la tua scelta solo per oggi o per tutti i giorni del soggiorno:
- scegliere se assegnare quel tavolo e quell'area a tutti i pasti della prenotazione:
- oppure assegnare un tavolo e un'area specifici per ogni pasto della prenotazione, per es. la colazione la fanno nella Main Area nel tavolo T.1, mentre il pranzo lo fanno in Piscina nel tavolo T.4:
Una volta confermata l'assegnazione, quella prenotazione sparirà da questa sezione e si sposterà nell'elenco delle prenotazioni (di cui abbiamo parlanto al punto 3 di questo articolo).
Cliccando infine sulle tre lineette in alto a destra e poi su "Kylix Mobile App", visualizzerai il link/QR code per accedere all'app con cui i camerieri possono prendere le ordinazioni da mobile. Di questo parleremo nella relativa documentazione: