Il report Alloggiati è il report necessario per la Polizia di Stato italiana. A seguire maggiori dettagli su questo report:
- include solo gli arrivi del giorno
- include gli ospiti sia nazionali sia stranieri
- se l'ospite rimane più giorni, ci sono 24h di tempo per effettuare l'invio
- se l'ospite rimane solo una notte, l'invio va fatto immediatamente dopo il check in
- ogni ospite viene inviato una sola volta
- le ricevute dell'invio del Report possono essere scaricate da ZaK ed è obbligatorio conservarle
Per poter generare i report Alloggiati, occorre aver sottoscritto il Pacchetto
PII e configurato la sezione apposita, quindi suggeriamo di leggere prima la documentazione specifica:
☞ Docs: ZaK - Configurazione Alloggiati
Fatto ciò, potrai iniziare con l'invio dei report in modalità manuale, semi automatica o automatica. Per raggiungere la sezione del report, clicca in alto a destra l'icona e poi "Pii":
Invio Manuale
Come prima cosa inserisci il giorno per il quale vuoi generare il report. Puoi anche scegliere un arco di tempo cliccando su "Date Multiple". Cliccando invece su "FILTRI", puoi scegliere le camere e i Paesi (provenienza degli ospiti) da includere nel Report. Clicca ora su "AGGIORNA" e ZaK ti mostrerà:
- il numero totale di ospiti per quel periodo
- il numero di ospiti pronti con dati completi
- il numero di ospiti con informazioni mancanti, quindi dati incompleti
- il numero di ospiti già inviati ad Alloggiati
- il numero di ospiti per cui ormai è tardi inviare il report (ci sono infatti massimo 24h di tempo per l'invio)
- il numero di ospiti per cui è ancora troppo presto effettuare l'invio
- il numero di ospiti esclusi dal Report
Cliccando su ogni numero, ZaK ti mostra gli ospiti interessati. Nel seguente esempio ho 2 ospiti pronti con dati completi, Mario Rossi e John Snow:
Cliccando invece sui 2 ospiti con dati incompleti, per ciascuno viene
indicato quali informazioni mancano. Cliccando sul nome dell'ospite è
possibile aprire la sua scheda di registrazione e completarne i dati. Cliccando invece sull'icona puoi escludere l'ospite dal report e a quel punto diventerà grigio come Luciana Mantoni nell'immagine sotto. Cliccando invece sull'icona
, l'ospite verrà di nuovo incluso nel report.
Quando sei pronto per generare il Report con gli ospiti con dati completi, alla sezione "Area Invii" clicca su "FARE":
E poi su "CONTROLLA STATO":
Troverai ora il bottone "ESPORTA" per scaricare il Report, salvarlo nel tuo computer e poi caricarlo a mano sul Portale Alloggiati:
Invio Semi Automatico
Nel caso invece dell'invio Semi Automatico, nella sezione "Area Invii" trovi il bottone "INVIA". Occorre quindi che ti assicuri di aver completato i dati per tutti gli ospiti, oppure di aver escluso gli ospiti con dati incompleti che non vuoi inviare. Clicca poi il bottone "INVIA" e ZaK invierà il report ad Alloggiati:
Invio Automatico
Se invece hai configurato l'invio Automatico, non occorre fare nulla, ZaK si occuperà di tutto! Riceverai un'email di notifica solo in caso di errori o problemi (se nelle configurazioni hai abilitato l'invio dell'email).
Ospiti
Verificare l'esito dell'invio
Puoi verificare l'esito dell'invio cliccando su "ARCHIVIO" in alto a destra, scegliendo le date e il PII (in questo caso Alloggiati) che vuoi controllare. Puoi anche filtrare per tag camera:
Se l'invio è andato a buon fine, lo troverai in grigio come nel seguente esempio. Potrai cliccare sull'icona per esportare quel report, visualizzare la risposta di Alloggiati, scaricare la ricevuta d'invio o cancellarlo:
Se invece l'invio non è andato a buon fine, lo troverai in rosso come nel seguente esempio. Potrai cliccare sull'icona per esportare quel report, per visualizzare la risposta di Alloggiati (con il motivo dell'errore) o per cancellarlo:
Inoltre se l'invio non è andato a buon fine trovi una notifica anche
nella pagina iniziale, che ti avvisa che il caricamento automatico è
bloccato. Potrai cliccare sull'icona per riprovare ad inviare quel report, per esportarlo o per vedere la risposta di Alloggiati (con il motivo dell'errore):
! ATTENZIONE: Rimane l'obbligo di scaricare le ricevute in formato PDF delle schedine inviate e conservarle in caso venissero richieste dalle autorità competenti. Le ricevute possono essere scaricate da ZaK come indicato sopra e rimangono disponibili in ZaK per soli 30 giorni!
NB: Se utilizzi il report Alloggiati, ZaK è in grado di rilevare se il documento di qualche ospite è scaduto. Quando vai a registrare il cliente, vedrai un'icona di errore che indica "Documento mancante o non valido".