Os dados dos clientes são automaticamente registrados no banco de dados do ZaK. Além dos dados dos hóspedes particulares, o sistema também gerencia os dados de Empresas e Agências. Cada hóspede, empresa ou agência está associado a reservas correspondentes, pagamentos e vários documentos (tais como faturas, recibos, notas de crédito, etc.).
☞ Docs: ZaK - Empresas
☞ Docs: ZaK - Agencias
Se um cliente faz uma reserva em momentos diferentes e com dados diferentes (por exemplo, um endereço de e-mail diferente ou um número de telefone diferente), o sistema registra dois clientes diferentes, mesmo que sejam a mesma pessoa. O mesmo se aplica também a Empresas e Agências. Para que os dados estatísticos funcionem bem, os registros devem ser claros e inequívocos.
Você pode acessar a ferramenta de união, clicando no link a seguir:
NOTA: as informações sobre qualquer cliente duplicado também aparecem na página de dados pessoais de cada cliente!
Ao inserir uma nova reserva manualmente, se o sobrenome do hóspede já existir no banco de dados, será automaticamente proposto associar a reserva ao mesmo cliente sem ter que reinserir os dados. No lado direito da seção Cliente, os nomes correspondentes são exibidos como mostrado abaixo. Você pode selecionar um dos clientes com o mesmo sobrenome ou optar por entrar o cliente como "novo" (em caso de homonímia).
União
Com o tempo podem ter sido inseridos mais clientes que realmente são a mesma pessoa (por exemplo, cada reserva baixada da WooDoo necessariamente cria um novo cliente, mesmo que ele já tenha feito uma reserva no passado e fornecido seus dados). ZaK permite a união de quaisquer registros diferentes de Clientes, Empresas ou Agências.
Detecção
Um algoritmo detecta clientes que poderiam ser a mesma pessoa. Da mesma forma, Zak detecta os registros de Agências ou Empresas que poderiam ser a mesma entidade. Para cada nome, Zak indica o número de registros duplicados que poderiam ser unidos.
Ao clicar em cada nome de cliente você pode acessar a seção (à direita) > Gerenciar união, e você pode decidir quais registros devem ser fundidos, excluindo aqueles que realmente se referem a pessoas (ou agências/empresas) diferentes.
! NOTA: E-mail e telefone também são considerados para a detecção. De fato, e-mail e telefone têm uma consideração ainda mais forte do que nome e sobrenome, porque são dados estritamente pessoais.
Portanto, pode acontecer que ZaK entre as duplicatas mostre a você clientes que podem ter um nome diferente, mas o mesmo sobrenome, o mesmo e-mail e o mesmo telefone. Ou que têm nome e sobrenome diferentes, mas o mesmo e-mail e telefone.
Procedimento de união
Os registros a serem unidos podem ter alguns dados em comum. A mesma pessoa pode fazer uma reserva com endereços de e-mail diferentes: para unir dados, você deve indicar quais dados deseja manter.
Neste ponto, o sistema remove todas as duplicatas, exceto uma. Neste, os campos serão atualizados como você indicou no procedimento abaixo. Consequentemente, documentos fiscais (faturas, notas de crédito, etc.) serão associados a este registro de contato único, assim como reservas de clientes, agências ou empresas.
Não consigo ver alguns duplicados
Se você tem certeza de que tem outros clientes duplicados, mas não os vê na lista, então tente solicitar uma nova verificação de duplicados. Para fazer isso, clique no botão específico no canto superior direito, aguarde alguns segundos e depois atualize a página:
Se a verificação não mostrar novas duplicatas, isto significa que você atingiu o limite máximo de 48 duplicados. Portanto, você deve unir as fichas atuais ou excluí-las, para que você possa exibir as novas duplicatas!