Le "statut" de la réservation est un attribut qui indique les différents états de la réservation :
- Confirmé
- Option
- Offre
- Annulé
- Annulé : No Show
Vous pouvez le définir lors de la création de la réservation ou le modifier à partir du détail de la réservation. Le statut peut également être mis à jour par le client lui-même s'il confirme ou annule sa réservation par internet.
☞ Docs: Détails de la Réservation
Selon le statut de la réservation, les chambres peuvent être réservées ou non, ce qui signifie que dans une éventuelle connexion avec WuBook, la disponibilité dépend du statut de la réservation. Si la réservation a été créée sur ZaK et si le client a ensuite reçu le lien pour le bon de réservation et le check-in online, il/elle peut confirmer la réservation automatiquement en saisissant les données de sa carte de crédit, ou l'annuler.
☞ Docs: Connexion à WuBook
Une réservation peut être :
1. Confirmée
La réservation est confirmée et les chambres sont réservées. Par conséquent, la disponibilité est engagée par la réservation (en général, la réservation est garantie par carte de crédit). Dans la section > Réservations, les réservations confirmées apparaissent en vert.
2. Option
Ces réservations ne sont pas entièrement garanties. Une réservation en option a une date d'expiration que vous pouvez entrer manuellement. Alternativement, le système attribuera une date d'expiration par défaut (la date d'arrivée prévue). Le client, à partir de la page d'enregistrement en ligne, peut garantir sa réservation selon les méthodes de garantie que vous avez configurées (dans ce cas, le statut passera de Option à Confirmé).
☞ Docs: Comment faire un devis avec Youbookv
☞ Docs: ZaK - Méthode de Garantie de Réservation
- Si le client garantit AVANT la date d'expiration, la réservation passe automatiquement du statut Option au statut Confirmé. Vous recevrez un e-mail et trouverez un avertissement dans "Attention à" sur votre page d'accueil.
- Si au contraire l'option a déjà expiré, le client ne peut plus la garantir. Sur la page d'enregistrement en ligne, il verra un avertissement.
- Une fois l'option expirée, la réservation n'est PAS automatiquement annulée. Il est toujours en statut d'option, mais la disponibilité remonte et la réservation disparaît du Planning. Si vous souhaitez l'annuler, vous devez le faire manuellement. Cependant, vous trouverez un avertissement à la fois dans "Attention à" sur votre page d'accueil et dans le Planning à la date d'expiration.
3. Offre
Ce statut est utilisé pour établir un devis. Les chambres ne sont pas réservées : une réservation avec le statut "offre" n'affecte pas la disponibilité des chambres et n'est pas visible dans le Planning. Les offres ont également une date d'expiration.
- Les offres peuvent être garanties par le client AVANT la date d'expiration, mais uniquement s'il reste des disponibilités pour ces dates/chambres.
- Si le client le garantit avant la date d'expiration, la réservation ne devient PAS automatiquement confirmée. Il est toujours en état d'offre. Vous recevrez un e-mail et trouverez un avertissement dans "Attention à" sur votre page d'accueil . Vous devrez changer manuellement le statut en "Confirmé" ou "Annulé".
- Si l'offre a déjà expiré, le client ne peut plus la garantir. Sur la page d'enregistrement en ligne, il verra un avertissement.
- Une fois l'offre expirée, la réservation n'est PAS automatiquement annulée. Il est toujours en état d'offre. Si vous souhaitez l'annuler, vous devez le faire manuellement. Cependant, vous trouverez un avertissement à la fois dans "Attention à" sur votre page d'accueil et dans le Planning à la date d'expiration.
Les réservations d'offres et d'options peuvent être trouvées dans ZaK à la section suivante:
4. Annulée
La réservation a été annulée et les chambres ne sont pas réservées : la disponibilité est donc libérée. Grâce au lien pour le bon de réservation et le check-in en ligne, le client ne pourra PAS entrer les détails de sa carte de crédit.
Dans la section > Réservations, les annulations apparaissent en rouge.
5. Annulé No-show
Si le client ne se présente pas, vous pouvez utiliser ce statut pour annuler la réservation mais aussi pour suivre le fait que le client ne s'est pas présenté (no show). Celles-ci seront également rouges.
Les coulers des réservation
Rouge: Annulée - Annulée No Show
Orange: Option - Offre
Vert: Confirmée
Attention! Les Réservations en offre, annulées et annulées - no show ne sont pas visibles dans le planning.