ZaK F.A.Q. - ¿Cómo solicitar el Check-in Online a un huésped?

Si deseas que tus huéspedes hagan su Check-in antes de llegar a la propiedad, ¡debes enviarles el formulario específico! Puedes enviarles una plantilla de reserva confirmada predefinida o crear tu propia plantilla personalizada con un enlace al check-in online.

A continuación te contaremos cómo proceder.

TEMPLATE CREATION

You can create and customize your template from the section below, with the help of the related documentation. Here, by clicking on ADD NEW TEMPLATE you can create a new template. Or by clicking on the two-black-squares icon, you can create a copy of our default template and then edit it:

↳ Useful Link: ZaK > Settings > Templates

☞ Docs: ZaK - Templates: your text models

Within the template, you can use the keyword "checkin" to add a link in the text that automatically redirects to the Online Check-in. But you will see that this keyword is available twice. The first one is with user registration and the second one is without registration, as indicated in brackets:

Let's see the difference between them.

Veamos la diferencia entre ellos.

Check-in Online SIN registro

El uso de la palabra clave "checkin" sin registro significa que el huésped, al hacer clic en el enlace que le llegará por correo electrónico, será redirigido inmediatamente a la página para ingresar sus datos personales:

Por lo tanto, esta es la forma más rápida y sencilla, ya que el huésped solo tiene que hacer clic en el enlace y completar la información requerida.

Sin embargo, esto no siempre es posible, por lo que también hemos introducido un check-in online donde se requiere la autenticación de los huéspedes antes de que puedan continuar. Discutiremos esto en la sección a continuación.

Check-in Online con registro de usuario

Si deseas enviar el enlace de check-in para las reservas provenientes de Booking.com, deberás utilizar esta clave. Por razones de seguridad, Booking.com "rompe" nuestro enlace de check-in para que no se pueda hacer clic en él. Para evitar esto, es necesario hacer que el enlace sea más seguro al requerir que el huésped ingrese datos "únicos". Por esta razón, ZaK no puede completar previamente los parámetros requeridos, sino que debe ingresarlos el propio usuario.

Por lo tanto, si utilizas esta clave con registro, cuando el huésped haga clic en el enlace, primero deberá autenticarse completando los siguientes campos, y luego podrá acceder al check-in online:

Te recordamos que ZaK no verifica la precisión de todos estos campos, sino que solo intenta comprender si el cliente es real. Por ejemplo, el huésped puede cometer un error al ingresar el nombre, pero si el código de reserva y el correo electrónico son correctos, podrá continuar de todos modos.

Todos estos datos están incluidos en el correo electrónico que se envía, por lo que el huésped puede recuperarlos fácilmente. Por ello te recomendamos que también incluyas el código de reserva (p. ej. AS-0034) en la plantilla que le envíes al huésped, para que él también pueda encontrar esta información.

Una vez que la plantilla con el enlace de check-in esté lista, puedes elegir si enviarla manualmente o habilitar el envío automático.

HOW TO SEND THE TEMPLATE MANUALLY TO THE GUEST

If you want to do this manually, you need to access the reservation detail and go to the MESSAGING section. Here, click on the letter icon to send a message to the guest:

Now under "Template" choose the message to be sent (of course the one with the check-in link) and click on SEND:

HOW TO SEND THE  TEMPLATE AUTOMATICALLY TO THE GUEST

If instead you prefer ZaK to do everything, you can enable the automatic sending from the section below, with the help of the related documentation:

↳ Useful Link: ZaK > Settings > Communication

☞ Docs: ZaK - Communication: automatic and manual emails

In this way, when a reservation will be created as confirmed ZaK will send the template you choose, including the check-in link.

If you prefer, you can also use two different templates:
- create a template with the link WITH registration and enable it only for OTAs (orange icon), so as to solve Booking.com issue.
- then create a template with the link WITHOUT registration and enable it for reservations not coming from OTAs (blue and pink icon), so that they are not asked to authenticate.

Of course, you do not have to enable automatic sending for confirmed reservations. You can also create a specific template to request online check-in and enable it to be sent, for example, 3 days before arrival:

The confirmed reservation template is the most commonly used, but you are free to customize the messages as you wish and choose how you want them to be sent to your guests!