La configuration du Broom Paper (ménage des chambres) et du rapport correspondant se fait directement depuis le nouveau zView, accessible via le lien suivant :
↳ Useful link: ZaK > Réservations > zView
☞ Docs: ZaK - zView
NB : Veuillez noter que si vous utilisez déjà le service, tout restera indentique. Vous devrez passer au nouveau Broom Paper ! Pour cela, il suffit de configurer le nouveau et de supprimer l'actuel, qui restera visible.
Voyons comment configurer le Broom Paper puis confirmons chaque nettoyage. Cliquez sur l'icône en haut à droite puis sur « Broom Paper » :
À ce stade, vous trouverez plusieurs sections, que nous expliquerons une par une ci-dessous.
Politiques
Ici, vous définissez les politiques de nettoyage de vos chambres, en particulier pour les arrivées, les départs, les chambres occupées et les chambres vides.
Vous pouvez choisir entre : aucun nettoyage ou un nettoyage rapide, normal ou complet. Vous pouvez également définir des changements de draps, les serviettes ou les deux :
Politiques des Chambres
Si les paramètres de la section « Politiques » ne s'appliquent pas à toutes les chambres, vous pouvez définir ici une ou plusieurs exceptions, c'est-à-dire des politiques de nettoyage personnalisées pour une ou plusieurs chambres.
Par exemple, pour la chambre 301, je préfère une politique de nettoyage plus approfondie et plus fréquente, que je vais définir ici :
Configuration de Chambre
Les configurations de la chambre indiquent à la personne en charge du ménage que la chambre doit être préparée d'une manière différente de la normale.
Par exemple, avec un lit d'appoint, avec un lit double, avec deux lits séparés, avec une préparation de luxe, etc... Chaque configuration peut se voir attribuer une couleur, qui sera visible dans le zView. Vous pouvez trouver ici quelques configurations prédéfinies ou en créer de nouvelles :
To assign a setup to a room, click on the cleaning icons and then on "Edit":
Dans l'exemple, je choisis la configuration avec un lit d'appoint :
Personnels en Charge du Ménage
A partir de cette section, vous avez la possibilité d'ajouter une ou plusieurs personnes en charge du ménage. Vous pouvez ensuite répartir les tâches de nettoyage entre les différents travailleurs et envoyer à chacun un lien.
Pour chaque travailleur, vous pouvez également spécifier son e-mail et son numéro de téléphone, dont vous aurez besoin pour envoyer le lien.
Par conséquent, une fois que vous avez créé le "travailleur", vous pouvez lui envoyer le lien par e-mail, SMS ou Whatsapp en cliquant sur le bouton approprié (comme indiqué par la flèche dans l'image suivante) :
NB : Vous n'avez besoin d'envoyer le lien qu'une seule fois : lorsque vous mettez à jour quelque chose sur le zView, il se mettra automatiquement à jour dans le lien que possède l'employé et vice versa.
Notifications
Ici, vous pouvez activer ou désactiver la réception d'un e-mail pour trois cas :
- lorsqu'un employé, depuis son lien, marque un nettoyage comme fait
- lorsqu'un employé signale qu'il y a un entretien à effectuer pour une chambre
- lorsqu'un employé signale qu'il a trouvé un objet dans une chambre
Confirmez le nettoyage à effectuer et marquez-le comme "terminé"
Avoir défini votre politique de nettoyage ne veut pas dire qu'elle s'appliquera automatiquement à toutes vos chambres et à toutes vos nuitées. Elles devront d'abord être confirmés manuellement.
Si vous voyez les icônes de nettoyage dans une case en gris clair, cela signifie qu'elles n'ont PAS encore été confirmées.
Par exemple:
Vous pouvez donc cliquer dessus et choisir de les valider ou de les modifier :
En cas de changement, vous avez également la possibilité de saisir une note, qui sera visible par le nettoyeur depuis votre lien :
Une fois un nettoyage confirmé, les icônes deviendront plus sombres et ce nettoyage sera visible dans le lien du travailleur affecté :
Si vous souhaitez confirmer le nettoyage de toutes les chambres pour un certain jour en un seul clic, cliquez sur la case du jour en haut et vous trouverez l'entrée « Confirmer toutes les tâches » :
De même, à partir de là, vous pouvez également marquer tout le nettoyage de la journée comme terminé en cliquant sur "Marquer toutes les tâches comme terminées". Ou vous pouvez cliquer sur chaque nettoyage individuel pour chaque jour/chambre et le marquer comme « Terminé » :
Liens pour les employés
Vous pouvez envoyer au travailleur votre propre lien avec vos tâches de nettoyage, comme indiqué ci-dessus sous « EMPLOYÉS ». Si vous préférez un lien générique plutôt qu'un pour chaque employé, vous pouvez l'obtenir à partir de la même section, en cliquant sur « Lien de tâche de propriété » et en l'envoyant manuellement :
A partir de leur lien, les employés peuvent visualiser tous les nettoyages qu'il leur reste à faire, ils seront affichés en orange. Par exemple. Anna Rossi a trois chambres à nettoyer le 29 octobre (201, 202 et 204) :
Par exemple, si vous cliquez sur 201, vous pouvez voir tous les détails et vous pouvez :
- marquer le nettoyage comme terminé, il deviendra donc vert au lieu d'orange
- signaler une tâche d' entretien, par ex. une ampoule cassée
- signaler un objet trouvé dans cette chambre
Dès que la personne en charge apporte des modifications à son lien, celles-ci seront immédiatement reflétées dans le zView et le rapport, afin que ceux qui y travaillent puissent les voir en temps réel.
Rapport Broom Paper
Pour plus d'informations sur le rapport spécifique, veuillez vous référer à la documentation pertinente :