Les informations des clients, agences et entreprises sont automatiquement enregistrées dans votre base de données de ZaK. Chaque fiche client, agence ou entreprise est associée aux réservations correspondantes, aux paiements et autres documents (factures, reçus, notes de crédit etc.)

☞ Docs: Entreprises

☞ Docs: Agences

Si un client fait une réservation à des moments différents, et en utilisant des données différentes (par exemple l'adresse mail), le système enregistrera deux clients distincts. Cela s'applique également aux agences et aux entreprises. Pour obtenir des données statistiques correctes, il est important que le registre soit à jour.

Vous pouvez utiliser l'outil de fusion en cliquant sur le lien ci-dessous:

↳ Lien: Auth Factory > Zak (All-in-One) > Clients > Outil de Fusion

Lorsque vous entrez manuellement une nouvelle réservation, et si le nom de famille du client existe déjà dans la base de données, il vous sera automatiquement proposé d'associer la réservation à ce client sans avoir besoin d'entrer de nouveau ses données. Dans la partie inférieure, des noms correspondants vous sont proposés, vous pouvez en sélectionner un ou choisir de créer un nouveau client.

Fusionner

Malgré le mécanisme mentionné ci-dessus, il est possible qu'avec le temps vous ayez différentes fiches clients correspondant en réalité à la même personne. Zak vous permet de les fusionner.

Détection

Un algorithme détecte les clients qui pourraient être des doublons. Il en va de même pour les Agences et les Entreprises. Pour chaque nom le nombre de fiches Client dupliquées qui pourraient être fusionnées est indiqué.

En cliquant sur le Nom du Client vous accédez à l'option sur la droite > Gérer la Fusion depuis laquelle vous pouvez décider quelles clients doivent être fusionnés.

! REMARQUE : L'e-mail et le téléphone sont également pris en compte pour la détection. En effet, l'email et le téléphone ont une considération encore plus forte que le nom et le prénom, car ce sont des données strictement personnelles.

Il peut donc arriver que ZaK parmi les doublons vous montre des clients qui peuvent avoir un nom différent, mais le même nom de famille, le même email et le même téléphone. Ou qui ont un nom et un prénom différents, mais le même e-mail et le même téléphone.

Procédure de Fusion

Vous devez choisir quelles données vous voulez garder, vu que deux fiches clients peuvent avoir un part d'informations similaires.

Le système élimine tous les duplicata sauf un. Sur ce dernier, les champs avec les informations manquantes seront actualisés (cf. exemple ci-dessus).
En conséquence, les réservations et les documents fiscaux (factures, notes de crédit etc.) seront associées à un seul contact client/agence/entreprise.

Je ne trouve pas de Doublons

Si vous êtes sûr d'avoir d'autres clients en double, mais que vous ne les voyez pas dans la liste, essayez de demander une nouvelle vérification des doublons. Pour cela, cliquez sur le bouton spécifique en haut à droite, attendez quelques secondes puis actualisez la page :

Si la vérification n'affiche pas de nouveaux doublons, cela signifie que vous avez atteint la limite maximale de 48 doublons. Vous devez donc fusionner les doublons actuels ou les exclure, afin de pouvoir afficher les nouveaux !