Los datos del los clientes se registran automáticamente en la base de datos de ZaK.
Además de los datos de los huéspedes, el sistema también gestiona datos de Empresas y Agencias. Cada huésped, empresa o agencia se asocia a sus correspondientes reservas, pagos y documentos (como facturas, recibos, notas de crédito, etc.).
☞ Documentación: Empresas
☞ Documentación: Agencias
Por ello contamos con una Herramienta de Unión. Podrás acceder a la misma desde el siguiente enlace:
NOTA: ¡la información sobre cualquier cliente duplicado también aparecerá en la página de datos personales de cada cliente!
Al ingresar una nueva reserva manualmente, si el apellido del huésped ya existe en la base de datos, automáticamente se propondrá asociar la reserva a ese cliente sin tener que volver a ingresar los datos. En el lado derecho de la sección Cliente, los nombres similares se visualizan como se muestra a continuación. Puedes seleccionar alguno de los clientes sugeridos o elegir ingresar al cliente como "nuevo" (en caso de homonimia).
Fusión
Es posible que con el tiempo se hayan creado más clientes que en realidad son la misma persona (por ejemplo, cada reserva descargada de WooDoo crea necesariamente un nuevo cliente, incluso si la misma persona ya ha realizado una reserva en el pasado). ZaK te permite fusionar cualquier registro diferente de Clientes, Empresas o Agencias.
Detección
Un algoritmo detecta clientes que podrían ser la misma persona. De la misma manera, Zak detecta los registros de Agencias o Empresas que podrían ser la misma entidad. Para cada nombre, Zak indicará el número de registros duplicados que podrían fusionarse.
＠ Web: ¿Qué es un Algoritmo?
Al hacer clic en cada Nombre de cliente o en el ícono podrás proceder con la fusión y decidir qué registros deben fusionarse y cuáles no.
¡NOTA!: el email y el teléfono también se tienen en cuenta para la detección. De hecho, estos datos tienen una consideración aún más fuerte que el nombre y el apellido, porque son datos estrictamente personales.
Entonces puede pasar que ZaK entre los duplicados te muestre clientes que pueden tener diferente nombre, pero el mismo apellido, el mismo email y el mismo teléfono. O que tengan diferente nombre y apellido, pero el mismo email y teléfono.
Procedimiento de fusión
Las entradas a fusionar pueden tener algunos datos en común. La misma persona podría hacer una reserva con diferentes correos electrónicos: para fusionar los datos, debe indicar qué datos desea conservar.
En este punto, el sistema eliminará todos los duplicados excepto uno. En este, los campos se actualizarán como hayas indicado en el procedimiento. En consecuencia, a este registro único de contacto se asociarán los documentos fiscales (facturas, notas de crédito, etc.), así como las reservas de clientes, agencias o empresas.
No puedo ver algunos duplicados
Si estás seguro de que tiene otros clientes duplicados, pero no puedes verlos en la lista, intenta solicitar una nueva verificación de duplicados. Para hacer esto, haz clic en el botón específico en la parte superior derecha, espera unos segundos y luego actualiza la página:
Si la comprobación no muestra nuevos duplicados, significa que has alcanzado el límite máximo de 48 duplicados. ¡Por lo tanto, deberás fusionar los duplicados actuales o excluirlos, para que puedas ver los nuevos!