La section Aperçu vous permet d'avoir une vue complète de vos tables, réservations, services en cours et bien plus encore. De plus, à partir de là, vous pourrez ajouter des nouvelles réservations ou plats à emporter, modifier des commandes, payer, etc...
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Tout d'abord, ici sont représentées toutes vos tables divisées par zones. En cliquant sur l'icône en haut de la page, vous pouvez filtrer par zone, par étiquette de table ou par tables occupées/libres/réservées.
1. Nouvelle Commande
En cliquant sur le bouton "Nouvelle" sur chaque table, vous pouvez passer une nouvelle commande pour cette table. Ainsi, si, par exemple, vous avez des clients qui arrivent sans réservation, vous les inscrirez de cette manière. Vous pouvez également simplement les enregistrer et saisir ce qu'ils commandent plus tard. Il s'agit donc d'une commande « immédiate », et non d'une future réservation.
Comme vous pouvez le voir sur l'image, en passant une nouvelle commande, vous devez spécifier :
- le nombre de clients
- le type de repas, donc petit-déjeuner, déjeuner ou dîner
- des tables à ajouter au cas où une ne suffirait pas. Dans ce cas les tables sélectionnées seront aussi unies:
- la liste des plats qu'ils commandent, afin que vous puissiez les sélectionner (entrées, plats principal, desserts, ...)
- dans la section "Liste de commande", grâce aux icônes #1, #2, #3 etc, vous pouvez établir dans quel ordre les plats doivent être préparés et servis.
Dans l'exemple, je vais d'abord apporter aux invités 2 frites en apéritif. Puis, une fois les frites cuites, 2 pizzas "margherita":
En cliquant sur les icônes + ou -, vous pouvez augmenter ou diminuer la quantité des repas sélectionnés. En cliquant sur l'icône de la corbeille, vous pouvez les supprimer. En cliquant par exemple sur #2,ajoutez de nouveaux plats à cette commande à tout moment.
NB: En saisissant ainsi la commande, vous la retrouverez indiquée à la fois dans ce tableau et dans la liste des prestations en cours. Voir point 4 pour plus de détails.
2. Nouvelle Réserfvation
En revanche, si un client vous appelle et réserve une table à une date ultérieure, vous pouvez l'enregistrer en cliquant sur « NOUVELLE RÉSERVATION » en haut à droite:
Vous pourrez spécifier :
- la date, l'heure et la nombre de clients
- la zone où ils vont manger
- la/les table(s) qu'ils occuperont (ou si vous ne choisissez pas de table, vous pourrez la définir ultérieurement)
- Nom et Téléphone de la personne qui réserve
- toutes les notes et instructions indiquées
Une fois la réservation entrée, vous verrez une icône d'horlogesur cette table, ce qui signifie qu'il y a une réservation. À côté, vous trouverez également un numéro indiquant le nombre de réservations:
! ATTENTION: L'icône horloge n’apparaît que pour les réservation arrivant dans les 3 prochaines heures. Vous les retrouverez aussi dans la liste des réservations (voir point 3).
3. Liste des Réservations
Vous trouvez la liste de toutes les réservations avec date/heure future en cliquant à droite sur l'icône .
Par défaut, toutes les réservations pour aujourd'hui sont affichées, mais en haut vous pourrez filtrer par jour ou vous pouvez rechercher manuellement, en écrivant par exemple le nom du client. Vous pouvez également filtrer par zone, par table et par type de repas:
En cliquant sur l'icône à côté de chaque réservation, vous pouvez supprimer ou modifier la réservation.
Au lieu de cela en cliquant sur l'icône vous déclarez que le service a commencé, cela signifie donc que le client est arrivé et s'est assis à la table. Vous y retrouverez la liste de toutes les prestations en cours (voir point 4).
4. Listes des services en cours
Chaque table indiquera l'heure à laquelle le service a commencé, le nombre de personnes assises à table et le nom du client. De plus, une ligne rouge apparaît sous le tableau, signifiant qu'un service est en cours.
Si l'icône verte "$" est présente, cela signifie que la facture a déjà été entièrement payée. Si l'icône est orange, la facture a été partiellement payée. Si l'icône n'est pas présente, la facture n'a pas encore été payée.
NOTE: Chaque Table est limitée à un service en cours.
Pour voir plus d'informations sur ce service, vous pouvez cliquer sur le bouton "Détail". Vous trouverez la liste de tous les services en cours dans la section spécifique, en cliquant à droite sur l'icône:
Pour chaque prestation est indiqué le tableau, le nombre de personnes, le coût total et si elle a déjà été entièrement payée (icône verte), partiellement payée (icône orange) ou non payée (pas d'icône). L'icône +1 indique qu'une autre table a été ajoutée à cette table.
En cliquant sur la flèche, vous visualiserez tous les détails du service:
Pour chaque service vous pourrez:
- fermer le service : ça signifie que le client a fini de manger, a déjà payé et est parti
- éditer la commande : ajoutez/supprimez des plats ou modifiez d'autres détails
NB: si toutefois la facture a déjà été payée (totalement ou partiellement), la commande ne pourra plus être modifiée.
- imputer cette commande à une réservation : le client ne paie donc pas immédiatement, mais vous ajoutez ce coût à une réservation d'hôtel existante (si les clients qui séjournent dans votre établissement mangent dans votre restaurant)
NB: si la facture a déjà été payée (en totalité ou en partie), il sera impossible d'effectuer cette opération.
☞ Docs: Kylix - Payer l'addition
- visualiser la facture : vérifier , payer et émettre la facture/le reçu
5. Nouvelle commande à emporter
Si par contre vous recevez une réservation pour un plat à emporter, vous devez la saisir en cliquant sur « A EMPORTER » en haut à droite, en précisant nom, téléphone, type de repas et heure de prise en charge. Dans la partie « Liste de Plats », vous pouvez sélectionner dans votre menu les plats commandés par le client. A droite, dans la "Liste des commandes", vous pourrez modifier les quantités des plats ajoutés ou les supprimer:
6. Liste des commandes à emporter
La vente à emporter est un service sans table, vous ne pouvez donc pas le voir dans l'aperçu. Vous ne le verrez que dans la section spécifique (avec tous les autres plats à emporter), à laquelle vous pouvez accéder en cliquant à droite sur l'icône :
Pour chaque vente à emporter s'affichent : le nom du client, l'heure de prise en charge, la quantité de plats commandés et leur statut de paiement.
En cliquant sur la flèche, vous verrez les détails de la commande:
- fermer le service : si vous le fermez, cela signifie que le client a déjà pris la nourriture et l'a payé
- modifiez la commande : ajoutez/supprimez des plats, modifiez la date, l'heure...
NB: si toutefois la facture a déjà été payée (totalement ou partiellement), la commande ne pourra plus être modifiée.
NB: si la facture a déjà été payée (en totalité ou en partie), il sera impossible d'effectuer cette opération.
☞ Docs: Kylix - Payer l'addition
- visualiser la facture : vérifier , payer et émettre la facture/le reçu
7. Clients de l'hôtel
Dans cette section sont affichés tous les clients de l'hôtel, dont la réservation n'est pas "chambre seule". Ainsi, vous pouvez trouver des réservations avec petit-déjeuner, demi-pension, pension complète ou tout inclus. A partir de là, si vous le souhaitez, vous pouvez déjà choisir dans quelle zone du restaurant placer ces clients pour leurs repas, vous pouvez également leur attribuer immédiatement une table.
La rubrique est accessible en cliquant à droite sur l'icône :
Pour chacun, vous pouvez voir le code de réservation, la table, le nombre de personnes et le nom du client.
En cliquant sur la flèche, vous pouvez effectuer les actions mentionnées ci-dessus. En plus de choisir l'espace et la table:
- choisissez d'appliquer votre choix uniquement pour aujourd'hui ou pour tous les jours du séjour:
- choisir d'attribuer cette table et cette zone à tous les repas de la réservation:
- ou attribuer une table et une zone spécifiques pour chaque repas de la réservation, par ex. le petit-déjeuner est servi dans la zone principale à la table T.1, tandis que le déjeuner est servi dans la zone piscine à la table T.4:
Une fois le choix confirmé, cette réservation disparaîtra de cette section et passera à la liste des réservations (point 3).
Enfin en cliquant sur "Kylix Mobile App" en haut à droite, vous verrez le code QR pour accéder à l'application avec laquelle les serveurs peuvent prendre les commandes depuis leur mobile:
☞ Docs: Kylix - Commandes Mobiles pour le personnel en Salle