Il dettaglio prenotazione è composto essenzialmente da tre sezioni: una prima sezione con un riassunto della prenotazione e di tutti i dettagli (cliente, date, trattamento, ecc); una seconda sezione con il dettaglio di tutti i costi (totale, camere, extra, pasti, tasse, ecc); e una terza sezione con gli sconti, le note e il sistema di messaggistica.
Sezione 1 - Riepilogo
Nella sezione del Riepilogo, in ordine, troviamo tutte le seguenti informazioni:
- il nome del cliente prenotante, con la sua email e il suo telefono
- l'icona di Whatsapp
accanto al numero di telefono. Cliccandola ti si aprirà la pagina di Whatsapp per comunicare con il cliente. Pertanto, se stai utilizzando il computer, è sufficiente aver aperto Whatsapp Web per poter procedere.
- l'icona
per aggiungere un nuovo tag per quel cliente. Se ci sono tag già presenti, saranno mostrati accanto al nome del cliente
- l'icona
per modificare il cliente prenotante
- il codice prenotazione
- l'icona
per stampare un riepilogo della prenotazione
- l'icona
per modificare i dettagli della prenotazione, come lo stato, l'orario di check-in, la garanzia, la regola di cancellazione, ecc.
- l'icona
per aprire un menù composto da 6 voci:
1. "Informazioni Dettagliate": per visualizzare info più dettagliate, come per es. le info inviate dal Canale se si tratta di una prenotazione OTA
2. "Storico Prenotazione": per visualizzare tutte le azioni eseguite sulla prenotazione, sia da parte tua e del tuo staff sia da parte di ZaK
3. "Voucher": per visualizzare il voucher, generarne uno nuovo o re-inviarlo via email al cliente
4. "Copia Prenotazione": per copiare la prenotazione e crearne quindi un'altra uguale, modificandone eventualmente le date
5. "Lista Camere": per visualizzare un elenco di ospiti, camere, date e trattamenti inclusi in quella prenotazione
6. "Configurazione": per scegliere se quando stampi la prenotazione vuoi stampare anche la Carta di Credito
- le date della prenotazione e il numero di notti, cliccando sulle quali puoi aprire quella prenotazione su Planner e zView
- le icone che indicano il numero di notti, di camere e di ospiti
- i bottoni per visualizzare la Pagina Ospite (in cui tra le varie opzioni c'è anche la funzionalità del check-in online), la Pagina di Registrazione (in cui puoi registrare i dati dei tuoi ospiti), la Scheda di Registrazione (il riepilogo dei dati registrati) e il Conto (con il dettaglio stampabile di tutti i costi e i pagamenti della prenotazione, specificando iva, prezzo netto e prezzo lordo).
- lo stato della prenotazione (confermata, opzione, offerta, cancellata, no-show)
- il trattamento della prenotazione (solo pernottamento, colazione, mezza pensione, all inclusive)
- la data in cui è stata effettuata la prenotazione
- l'orario di check-in, se definito
- l'agenzia/azienda associata a quella prenotazione, se presente
- i tag associati a quella prenotazione, se presente (per es. "business")
- la regola di cancellazione
- il metodo di garanzia associato a quella prenotazione e lo scudo che indica se è stata garantita (verde) oppure no (rosso)
- la Carta di Credito, se presente, che puoi visualizzare cliccando su "Mostra" e inserendo la tua password per le CC
! ATTENZIONE: la Carta viene rimossa automaticamente 7 giorni dopo il check-out. Se modifichi le date della prenotazione, faranno comunque fede le date originali.
Sezione 2 - Dettagli dei costi
Nella parte centrale della pagina, troviamo maggiori dettagli relativamente ai servizi e ai costi, ai pagamenti e ai documenti. Innanzitutto, in alto troviamo delle icone che riassumo l'importo totale delle camere, degli extra, delle tasse e dei pasti:
Più a destra, troviamo invece indicati l'importo già pagato in verde, l'importo non ancora pagato in rosso, l'importo già fatturato in blu e il totale della prenotazione in nero:
Sotto a questi valori, troviamo invece 6 importanti sezioni: Camere, Extra, Pasti, Tasse, Pagamenti, Fatture. Vediamole una ad una!
Camere
Qui sono riepilogate tutte le camere incluse nella prenotazione, con indicati il setup della camera (se definito); l'occupazione; il costo; gli ospiti che soggiorneranno in quella camera. Per esempio:
- l'icona
per contrassegnare le camere e gli ospiti come arrivati/partiti
- le icone
per contrassegnare un singolo ospite come arrivato/partito
- l'icona
per aggiungere nuove camere alla prenotazione
- l'icona
per aggiungere un nuovo ospite a quella specifica camera
- l'icona
che offre 4 possibilità: modificare quella camera, copiare quella camera pe aggiungerne un'altra, aggiungere un pasto a quella camera o aggiungere un extra a quella camera. Precisamente, scegliendo di modificare la camera puoi modificare il setup; il blocco camera; l'occupazione; le date; il prezzo cliccando sulla matitina accanto alle date; la tipologia di camera e/o la camera fisica:
- l'icona
che permette di gestire i report PII per quella prenotazione. Indica infatti eventuali dati mancanti e per quali report PII è abilitato ogni ospite:
- l'icona
per assegnare delle date personalizzate a quel singolo ospite, utile quando i vari ospiti arrivano/partono in giorni differenti
- l'icona
per eliminare quell'ospite
- le icone
che indicano quanti extra/pasti sono assegnati ad un ospite o ad una camera
Sopra alle camere, troviamo invece le icone che servono per eliminare le camere selezionate, modificarne i prezzi e modificarne le date.
Extra
Qui troviamo invece tutti gli extra aggiunti per questa prenotazione. Per ciascuno sono indicate le date di consumazione, il nome dell'extra, la quantità e il costo dell'extra. Per esempio:
Cliccando sul + è possibile aggiungere nuovi extra. Puoi crearne uno nuovo al momento, oppure puoi scegliere tra quelli già presenti al menu Camere&Tariffe>Extra.
☞ Docs: ZaK - Extra
Invece tramite le icone è possibile eliminare gli extra selezionati e modificarne i prezzi.
Pasti
Qui sono elencati tutti i pasti aggiunti per questa prenotazione. Per ciascuno sono indicate le date di consumazione, il nome del pasto, la quantità e il costo. Se è associato ad una camera, trovi indicata anche la camera. Se è associato ad un ospite, trovi indicato l'ospite. Se invece non trovi nessuna indicazione, significa che è associato all'intera prenotazione. Per esempio:
Cliccando sul + è possibile aggiungere nuovi pasti (colazione, pranzo o cena). Invece tramite le icone è possibile eliminare i pasti selezionati e modificarne i prezzi.
Tasse
Qui visualizzi la tassa di soggiorno per ogni giorno della prenotazione, applicata in base a quanto hai configurato al seguente menu:
↳ Link utile: Impostazioni > Tasse > City Tax
Sulla destra trovi le icone per modificare la tassa o per eliminarla.
Pagamenti
Da questa sezione hai la possibilità di registrare uno o più pagamenti e di visualizzare quelli già registrati. Oppure puoi registrare un rimborso cliccando su "AGGIUNGI UN RIMBORSO". Per ogni pagamento sono indicati la data di registrazione, il metodo di pagamento, l'utente ZaK Team che l'ha registrato (se definito) e l'importo. Per esempio:
Cliccando sulle icone è possibile inserire una nota o eliminare quel pagamento.
Cliccando invece sul +, hai la possibilità di registrare un nuovo pagamento:
Cliccando infine sull'icona hai la possibilità di addebitare la Carta di Credito del cliente. Per approfondire questo argomento, ti invitiamo a leggere la documentazione relativa ai Metodi di Garanzia per le prenotazioni:
Fatture
Questa sezione è necessaria invece per l'emissione di tutti i documenti (fatture, ricevute, ecc) e per visualizzare quelli già emessi. Ti basterà scegliere a chi intestare il documento, la posizione fiscale da utilizzare e il tipo di documento, per poi cliccare su "CREA":
Sezione 3 - Sconto, Note, Messaggistica e Colori
Da quest'ultima parte del dettaglio prenotazione hai la possibilità di:
- Cliccare il bottone
per aggiungere uno sconto globale (fisso o percentuale) all'intera prenotazione:
- Cliccare il bottone
per scegliere se visualizzare gli importi in modo netto, lordo o netto+tasse. Per esempio netto+tasse:
- Dalla sezione "NOTE", aggiungere una o più note che saranno visibili solo a te e NON all'ospite. Qui troverai anche eventuali note inviate dai Canali, nel caso di prenotazioni OTA.
- Dalla sezione "MESSAGGISTICA", visualizzare i templates già inviati all'ospite o inviargliene uno nuovo manualmente.
- Dalla sezione "COLORI" assegnare un colore a quella prenotazione o alle camere di quella prenotazione.