ZaK - Centro Messaggistica: email automatiche e manuali (NEW)

    Introduzione

    Il centro messaggistica è il luogo dal quale si potranno impostare gli eventi, al quale si può associare un messaggio precedentemente scritto, per permetterne l'invio automatico.
    Una volta creati i tuoi modelli (templates) nella sezione sottostante, puoi scegliere di impostarne l'invio automatico oppure di inviarli manualmente da altre sezioni.

    ☞ Docs: ZaK - Templates: i tuoi modelli di testo


    Invio automatico - Creazione eventi


    Come la sezione dei moduli di testo, la sezione apparirà vuota, e tutti gli eventi che si andranno a creare verranno mostrati qui.


    Cliccando sul tasto dell'ingranaggio in alto a destra, è possibile scegliere la lingua di failback, ovvero la lingua nel quale la mail verrà inviata, nel caso in cui il messaggio non avesse una traduzione disponibile nella nazionalità del cliente. È consigliabile quindi impostare l'inglese!


    Il primo passo per impostare l'invio automatico dei messaggi, è di creare un evento, con determinate condizioni, che ZaK monitorerà per inviare automaticamente il messaggio associato, una volta che i requisiti dell'evento vengono rispettati interamente o parzialmente a seconda delle impostazioni inserite.

    Per prima cosa, clicca sul tasto in alto a destra "Aggiungi nuovo evento".

    Si aprirà una finestra dove sarà possibile decidere:


    • Nome dell'evento
    • Tipo di evento
    • Il messaggio (template) da associare per l'invio
    • Le regole di invio
    • Le condizioni dell'evento



    Tipologie di eventi

    Ci sono parecchie tipologie di evento, e ad ognuna delle quali corrispondono dei parametri differenti. Le varie tipologie sono:

    • Nuova prenotazione - Quando ricevi una nuova prenotazione
    • Check-in in + giorni - Quando mancano X giorni al check-in
    • Check-out dopo + giorni - Quando sono passati X giorni dal check-out
    • Check-in/Check-out fatto - Viene effettuato il check-in/check-out all'interno di una prenotazione
    • Opzione/offerta in scadenza + giorni - Quando mancano X giorni alla scadenza di una prenotazione in opzione/offerta
    • Opzione/offerta scaduta - Quando una prenotazione in opzione/offerta scade
    • Emissione di un documento fiscale - Quando viene emesso un documento fiscale
    • Pagamento atteso in + giorni - Quando mancano X giorni a un pagamento atteso
    • Pagamento ricevuto - Quando si riceve un pagamento
    • Mancato pagamento - Quando non si riceve un pagamento
    • Mancato pagamento da + giorni - Quando un pagamento è ancora atteso dopo X giorni
    • Ricevuta richiesta di preventivo zCrm - Quando si riceve una richiesta su zCrm
    • Preventivo di zCrm - Quando invii un preventivo da zCrm
    • Preventivo di zCrm accettato - Quando un cliente accetta un preventivo e procede alla prenotazione


    Una volta scelto il tipo di evento, si può passare alla scelta dei parametri. Si possono impostare più di un parametro, ed è possibile decidere se attivare l'evento in uno dei  due possibili casi:

    • Se tutti i parametri impostati vengono rispettati
    • Se solo uno dei parametri viene rispettato



    Ad esempio, con l'evento creato nelle immagini sopra, il messaggio di nome "test" verrà inviato se alla ricezione di una nuova prenotazione, essa rispetti tutti i seguenti parametri:

    1. Essa è in stato di conferma, opzione o offerta;
    2. Il trattamento è colazione o mezza pensione;
    3. La prenotazione proviene dalla Online Reception o dal Channel Manager.

    Attenzione!! Configurare più parametri incongruenti tra loro, comporterà il non invio del messaggio!!


    Invio manuale


    Il nuovo centro messaggistica comporta l'aggiunta di una nuova funzionalità in diverse sezioni di ZaK:


    Sarà possibile trovare questa icona in 5 sezioni all'interno di ZaK:
    • Nel sommario sulla sinistra nel dettaglio delle prenotazioni
    • Nella sezione Contabilità > Pagamenti, accessibile da ogni transazione
    • Nella sezione Contabilità > Documenti, richiamabile da ogni documento
    • Nella sezione richieste di zCrm, disponibile per tutte le richieste senza preventivo e alle quali non hai risposto
    • Nella barra superiore nel dettaglio di un preventivo zCrm

    Premendo il pulsante da una qualsiasi delle sezioni sopracitate, verrà chiesto di scegliere da quale canale di messaggistica si vuole comunicare (Email, SMS, WhatsApp).

    Si aprirà poi la finestra di invio messaggi, integrata con il nuovo sistema di modelli di testo. La finestra appare così:



    In alto compare una casella con il contatto del cliente.


    Sul lato sinistro sono visibili tutti i messaggi pre-scritti presenti nel sistema (filtrabili per lingua e categoria), e un pulsante di scrittura libera, se non si vuole inviare un modello di testo.


    Infine sulla destra è visibile l'anteprima del messaggio che si andrà a inviare, con possibilità di modificarne l'oggetto, il testo, e la lingua (nel caso in cui si tratti di un modello di testo con più traduzioni disponibili). È anche possibile effettuare una nuova traduzione al volo per uno dei modelli di testo già presenti, semplicemente scegliendo la nuova lingua nella quale si vuole inviare il messaggio.


    Inviare un messaggio da questa interfaccia è semplice quanto selezionare il messaggio che si vuole inviare, la lingua in cui inviarlo, e cliccare su "INVIA":




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