Η λεπτομέρεια της κράτησης αποτελείται ουσιαστικά από τρεις ενότητες: μια πρώτη ενότητα με μια περίληψη της κράτησης και όλες τις λεπτομέρειες (πελάτης, ημερομηνίες, διατροφή κ.λπ.), μια δεύτερη ενότητα με λεπτομέρειες για όλα τα έξοδα (σύνολο, δωμάτια, έξτρα υπηρεσίες, γεύματα, φόροι κ.λπ.) και μια τρίτη ενότητα με εκπτώσεις, σημειώσεις και το σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων.

Περίληψη

Στην ενότητα Περίληψη, κατά σειρά, θα βρείτε όλες τις ακόλουθες πληροφορίες:

• το όνομα του πελάτη, με το email και τον αριθμό τηλεφώνου του/της
  
• το εικονίδιο whatsapp  δίπλα στον αριθμό τηλεφώνου. Κάνοντας κλικ σε αυτό, θα μεταφερθείτε στη σελίδα Whatsapp για επικοινωνία με τον πελάτη. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή, πρέπει απλώς να ανοίξετε το Whatsapp Web για να συνεχίσετε.
  
• το εικονίδιο  για να προσθέσετε μια νέα ετικέτα για αυτόν τον πελάτη. Εάν υπάρχουν ήδη ετικέτες, θα εμφανίζονται δίπλα στο όνομα του πελάτη
• το εικονίδιο   για να τροποποιήσετε τον πελάτη της κράτησης
• τον κωδικό της κράτησης
• το εικονίδιο  για να εκτυπώσετε μια περίληψη της κράτησης
  
• το εικονίδιο  για να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες για τις οποίες μιλάμε
• το εικονίδιο  για να ανοίξετε ένα μενού με 4 επιλογές:

1. "Λεπτομερείς πληροφορίες": για εμφάνιση πιο λεπτομερών πληροφοριών, π.χ. πληροφορίες που αποστέλλονται από το Κανάλι Πώλησης εάν πρόκειται για κράτηση OTA

2. "Ιστορικό κρατήσεων": για εμφάνιση όλων των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν κατά την κράτηση, είτε από εσάς και το προσωπικό σας είτε από το Zak

3. "Voucher": για να εμφανίσετε το voucher, να δημιουργήσετε ένα νέο ή να το στείλετε ξανά μέσω email

4. "Αντιγραφή κράτησης": για να αντιγράψετε την κράτηση και στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια άλλη του ίδιου τύπου, αλλάζοντας τις ημερομηνίες εάν χρειάζεται

5. "Λίστα δωματίων": για να δείτε μια λίστα με πελάτες, δωμάτια, ημερομηνίες και πίνακες που περιλαμβάνονται σε αυτήν την κράτηση

6. "Ρυθμίσεις": για να επιλέξετε εάν θέλετε να εκτυπώσετε τα στοιχεία Πιστωτικής Κάρτας κατά την εκτύπωση της κράτησης

• τις ημερομηνίες της κράτησης και τον αριθμό των διανυκτερεύσεων (κάνοντας κλικ πάνω τους, μπορείτε να ανοίξετε την κράτηση στο Πλάνο Κρατήσεων ή στο zView)

• τα εικονίδια που υποδεικνύουν τον αριθμό των διανυκτερεύσεων, των δωματίων και των πελατών

• κουμπιά για την εμφάνιση της Σελίδας Επισκέπτη (η οποία περιλαμβάνει επίσης το διαδικτυακό εργαλείο check-in), τη Σελίδα Εγγραφής (όπου μπορείτε να καταχωρήσετε τα δεδομένα των επισκεπτών), την Κάρτα Εγγραφής (η περίληψη των καταγεγραμμένων δεδομένων), και το Λογαριασμό (με εκτυπώσιμη λεπτομέρεια όλων των εξόδων και πληρωμών της κράτησης, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, της καθαρής τιμής και της ακαθάριστης τιμής).

• την κατάσταση της κράτησης (επιβεβαιωμένη, option, προσφορά, ακυρωμένη, no-show)
• η διατροφή της κράτησης (μόνο διανυκτέρευση, πρωινό, ημιδιατροφή, all inclusive)
• την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η κράτηση
• ώρα check-in, εάν έχει καθοριστεί
• το πρακτορείο/την εταιρεία που σχετίζεται με αυτήν την κράτηση, εάν υπάρχει
• τις ετικέτες που σχετίζονται με αυτήν την κράτηση, εάν υπάρχουν (π.χ. "επιχείρηση")
• την πολιτική ακύρωσης
• τη μέθοδο εγγύησης που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη κράτηση και την ασπίδα που υποδεικνύει εάν έχει εγγυηθεί (πράσινο) ή όχι (κόκκινο)

• την πιστωτική κάρτα, εάν υπάρχει. Μπορείτε να τη δείτε κάνοντας κλικ στο "Εμφάνιση" και εισάγοντας τον κωδικό της Πιστωτικής

Λεπτομέρειες κόστους

Στο κεντρικό τμήμα της σελίδας, βρίσκουμε περισσότερες λεπτομέρειες για υπηρεσίες και κόστος, πληρωμές και έγγραφα. Αρχικά, στην κορυφή βρίσκουμε εικονίδια που συνοψίζουν το συνολικό ποσό για δωμάτια, έξτρα υπηρεσίες, φόρους και γεύματα:

Πιο δεξιά, το ποσό που έχει ήδη καταβληθεί εμφανίζεται με πράσινο χρώμα, το απλήρωτο ποσό με κόκκινο, το τιμολογημένο ποσό με μπλε και το συνολικό ποσό με μαύρο:

Κάτω από αυτές τις τιμές υπάρχουν 6 σημαντικές ενότητες: Δωμάτια, Έξτρα Υπηρεσίες, Γεύματα, Φόροι, Πληρωμές, Τιμολόγια. Ας τα δούμε ένα-ένα παρακάτω.

1. ΔΩΜΑΤΙΑ

Αυτό συνοψίζει όλα τα δωμάτια που περιλαμβάνονται στην κράτηση, υποδεικνύοντας τη ρύθμιση του δωματίου (αν έχει καθοριστεί), την πληρότητα, το κόστος του δωματίου και τους πελάτες που θα μείνουν σε αυτό το δωμάτιο. Για παράδειγμα:

Όπως μπορείτε να δείτε στην εικόνα, υπάρχουν πολλά εικονίδια:

• το εικονίδιο   για να επισημάνετε δωμάτια και πελάτες ως αφίξεις/αναχωρήσεις
• το εικονίδιο  για να επισημάνετε έναν μεμονωμένο επισκέπτη ως ότι έφτασε/αναχώρησε
• το εικονίδιο  για την προσθήκη νέων δωματίων στην κράτηση
• το εικονίδιο   για την προσθήκη νέου πελάτη στο συγκεκριμένο δωμάτιο
• το εικονίδιο  που προσφέρει 3 επιλογές: επεξεργασία δωματίου, προσθήκη μιας έξτρα υπηρεσίας σε αυτό το δωμάτιο ή προσθήκη ενός γεύματος σε αυτό το δωμάτιο. Επιλέγοντας να επεξεργαστείτε το δωμάτιο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη ρύθμιση, το μπλοκ του δωματίου, την πληρότητα, τις ημερομηνίες, την τιμή κάνοντας κλικ στο μολυβάκι δίπλα στις ημερομηνίες, τον τύπο δωματίου ή/και το φυσικό δωμάτιο:

• το εικονίδιο  που σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τις αναφορές PII για αυτήν την κράτηση. Υποδεικνύει τυχόν δεδομένα που λείπουν και για ποιες αναφορές PII είναι ενεργοποιημένος κάθε επισκέπτης:

• το εικονίδιο  για να ορίσετε προσαρμοσμένες ημερομηνίες σε αυτόν τον πελάτη, χρήσιμο όταν διάφοροι πελάτες φτάνουν/αναχωρούν διαφορετικές ημέρες
  
• το εικονίδιο  για να διαγράψετε αυτόν τον πελάτη
• the icons indicating how many extras/boards are assigned to a guest or to a room

Πάνω από τα δωμάτια, υπάρχουν εικόνες για τη διαγραφή επιλεγμένων δωματίων, την αλλαγή των τιμών τους και την αλλαγή των ημερομηνιών τους.

2. ΕΞΤΡΑ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Εδώ θα βρείτε όλες τις έξτρα υπηρεσίες που προστέθηκαν σε αυτήν την κράτηση. Για κάθε μία αναφέρουμε τις ημερομηνίες κατανάλωσης, το όνομα της, την ποσότητα και το κόστος της. Για παράδειγμα:

Κάνοντας κλικ στο + μπορείτε να προσθέσετε νέες έξτρα υπηρεσίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα αυτήν τη στιγμή ή μπορείτε να επιλέξετε από τις υπάρχουσες στην περιοχή Προϊόντα > Έξτρα Υπηρεσίες.

☞ Έγγραφα: Zak - Έξτρα Υπηρεσίες

Αντίθετα, μέσω των εικονιδίων μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένες έξτρα υπηρεσίες και να αλλάξετε τις τιμές τους.

3. ΓΕΥΜΑΤΑ

Όλα τα γεύματα που προστέθηκαν για αυτήν την κράτηση παρατίθενται εδώ. Για κάθε ένα αναγράφονται οι ημερομηνίες κατανάλωσης, το όνομα του, η ποσότητα και το κόστος. Εάν σχετίζεται με δωμάτιο, θα βρείτε επίσης το δωμάτιο που αναφέρεται. Εάν σχετίζεται με πελάτη, αναφέρεται ο πελάτης. Εάν δεν βλέπετε καμία ένδειξη πελάτη, σχετίζεται με την πλήρη κράτηση. Για παράδειγμα:

Κάνοντας κλικ στο + μπορείτε να προσθέσετε νέα γεύματα (πρωινό, μεσημεριανό ή βραδινό). Χρησιμοποιώντας τα εικονίδια  μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένα γεύματα και να αλλάξετε τις τιμές τους.

4. ΔΗΜΟΤΙΚΟΙ ΦΟΡΟΙ

Εδώ θα δείτε τον δημοτικό φόρο για κάθε ημέρα της κράτησης, που εφαρμόζεται σύμφωνα με αυτό που ρυθμίσατε στο παρακάτω μενού:

↳ Χρήσιμος Σύνδεσμος: Ρυθμίσεις > Φόροι > Δημοτικός Φόρος

☞ Έγγραφα: Zak - Ρύθμιση Δημοτικού Φόρου

Στη δεξιά πλευρά θα βρείτε εικονίδια  για να τροποποιήσετε τον φόρο ή να τον διαγράψετε.

5. ΠΛΗΡΩΜΕΣ

Από αυτή την ενότητα έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε μία ή περισσότερες πληρωμές και να δείτε αυτές που έχουν ήδη καταχωρηθεί. Μπορείτε επίσης να δηλώσετε επιστροφή χρημάτων κάνοντας κλικ στο "ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΧΡΗΜΑΤΩΝ". Για κάθε πληρωμή, αναγράφεται η ημερομηνία εγγραφής, ο τρόπος πληρωμής, ο χρήστης ZaK Team που την κατέγραψε (εφόσον ορίζεται) και το ποσό. Για παράδειγμα:

Κάνοντας κλικ στα εικονίδια  μπορείτε να εισάγετε μια σημείωση ή να διαγράψετε αυτήν την πληρωμή.

Κάνοντας κλικ στο +, έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε μια νέα πληρωμή:

☞ Έγγραφα: Zak F.A.Q. - Πώς να καταγράψετε μια πληρωμή;

Τέλος, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο έχετε τη δυνατότητα να χρεώσετε την πιστωτική κάρτα του πελάτη. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό το θέμα, διαβάστε τα έγγραφα σχετικά με τις Μεθόδους Εγγύησης:

☞ Έγγραφα: Zak - Μέθοδοι εγγύησης για κρατήσεις

6. ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ

Αυτή η ενότητα είναι απαραίτητη για την έκδοση νέων παραστατικών (τιμολόγια, αποδείξεις, γενικά έγγραφα κ.λπ.) και για την προβολή εγγράφων που έχουν ήδη εκδοθεί. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε το όνομα του παραστατικού, τη φορολογική θέση που θα χρησιμοποιηθεί και τον τύπο του παραστατικού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ»:

☞ Έγγραφα: Zak F.A.Q. - Πως να εκδώσετε ένα invoice;

Εκπτώσεις, Παρατηρήσεις, Μηνύματα και Χρώματα

Από αυτό το τελευταίο μέρος των λεπτομερειών κράτησης έχετε τη δυνατότητα:

• Να κάνετε κλικ στο κουμπί  για να προσθέσετε μια συνολική έκπτωση, είτε σταθερή είτε ποσοστιαία, σε ολόκληρη την κράτηση:

• Να κάνετε κλικ στο κουμπί για να επιλέξετε εάν θα εμφανίζεται το συνολικό ποσό καθαρό, ακαθάριστο ή καθαρό+φόρος. Για παράδειγμα καθαρός+φόρος:

• Από την ενότητα "ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ", προσθέστε μία ή περισσότερες σημειώσεις που θα είναι ορατές μόνο σε εσάς και ΟΧΙ στον πελάτη. Εδώ θα βρείτε επίσης τυχόν σημειώσεις που αποστέλλονται από τα κανάλια, σε περίπτωση κρατήσεων από τα ΟΤΑ.

• Από την ενότητα "ΜΗΝΥΜΑΤΑ", προβάλετε τα πρότυπα που έχουν ήδη αποσταλεί στον πελάτη ή στείλτε ένα νέο μη αυτόματα.

☞ Έγγραφα: Zak - Πρότυπα: τα μοντέλα κειμένου σας

• Από την ενότητα "ΧΡΩΜΑΤΑ", αντιστοιχίστε ένα χρώμα στη συγκεκριμένη κράτηση ή στα δωμάτιά της.

☞ Έγγραφα: Zak F.A.Q. - Πως να χρησιμοποιήσετε τα χρώματα;