La sección Vista General te permitirá tener una vista completa de tus mesas, reservas, servicios actuales y mucho más. Desde aquí también tendrás la posibilidad de añadir nuevas reservas y comidas para llevar, editar pedidos, cobrar las cuentas, etc. Se puede acceder a desde el siguiente enlace:
↳ Enlace útil: ZaK > Kylix > Vista General
Al comenzar, verás todas tus mesas diferenciadas por área. Pero en la parte superior podrás dar clic en y filtrarlas según 3 parámetros: área, etiqueta o estado (ocupadas/libres/reservadas).
1. Ingresar una nueva orden
Al hacer clic en el botón "Nuevo" de cada mesa, podrás realizar un nuevo pedido para la misma. Entonces, si por ejemplo, tienes clientes que llegan sin reserva y se sientan, puedes registrarlos en la mesa de esta manera. También puedes simplemente registrarlos e ingresar lo que ordenaron más tarde.
En este caso estamos hablando de un pedido "inmediato" porque el cliente ya ha llegado.
Como puedes ver en la imagen, al realizar un nuevo pedido debes especificar:
- el número de clientes
- el tipo de comida, es decir, desayuno, almuerzo o cena
- mesas a ser agregadas en caso de que una no sea suficiente. En este caso las mesas seleccionadas se verán unificadas de la siguiente manera:
- la lista de alimentos que se ordenaron, donde seleccionarás qué y cuántas entradas, qué primer plato, qué segundo plato, etc.
- en la sección "Lista de Pedidos", a través de los iconos #1, #2, #3, etc, se puede establecer en qué orden se deben preparar y servir los platos. En el ejemplo, primero se servirán 2 papas fritas y luego, una vez hechas las papas, 2 pizzas tipo Margarita:
Puedes incrementar/reducir la cantidad de platos haciendo clic en los botones + y - de la derecha, y si quieres eliminarlos, tienes el botón de la papelera.
Además, si haces clic sobre el número del orden (#1, #2, etc.), podrás añadir otros platos al pedido en cualquier momento.
NOTA: al ingresar el pedido de esta manera, el servicio se considerará ya iniciado y lo encontrarás indicado tanto en esa mesa como en la lista de servicios en progreso. Ver el punto 4 para más detalles.
2. Ingresar una nueva reserva
Por otro lado, si un cliente te llama y reserva una mesa en una fecha posterior, podrás registrarlo haciendo clic en "NUEVA RESERVA" en la parte superior derecha:
Como ves en la imagen, puedes especificar:
- la fecha, hora y cantidad de clientes
- el área donde van a comer
- la(s) mesa(s) que ocuparán (si no la defines, podrás hacerlo más tarde)
- nombre y teléfono de quien ha realizado la reserva
- cualquier nota con instrucciones específicas proporcionadas por el cliente
Una vez ingresada la reserva, la misma será representada por un ícono de reloj en la mesa o mesas correspondientes. Junto a él también encontrarás un número que indica cuántas reservas hay:
¡ATENCIÓN!: el reloj aparece solo para reservas que lleguen a partir de ahora y las próximas 3 horas. Las demás las verás cuando falten 3 horas para su llegada, o en el listado de reservas (ver punto 3) en cualquier momento.
3. Lista de reservas
La lista de todas las reservas con fecha/hora futura la encontrarás en su sección específica, puedes acceder a la misma haciendo clic en el icono del lado derecho.
Por defecto, primero visualizarás todas las reservas para hoy, pero en la parte superior puedes filtrar por fecha o puedes buscar manualmente, escribiendo por ejemplo el nombre del cliente. También puedes filtrar por área, por mesa y por tipo de comida:
Al hacer clic en al lado de cada reserva, podrás eliminarla o editarla.
En cambio, si haces clic en es porque el servicio ha empezado. you state that the service has started, lo que significa que el cliente llegó y se sentó a la mesa. Ahora será necesario atenderlo y tomar su orden. Puedes encontrar la lista de todos los servicios en progreso en la sección específica (ver punto 4).
4. Listas de servicios en progreso
Una vez que comience un servicio, esto se indicará en la mesa específica. Se mostrará la hora en que comenzó el servicio, el número de personas sentadas en la mesa y el nombre de quien reservó. Además, aparecerá una línea roja debajo de la mesa, lo que significa que hay un servicio en progreso.
Si el ícono $ verde está presente, significa que la cuenta ya se ha pagado en su totalidad. Si el icono es naranja, la factura se ha pagado parcialmente. Y si el ícono no está presente, la cuenta aún no ha sido pagada.
NOTA: Si hay un servicio en curso significa que esa mesa está ocupada, por lo que no puede haber más de un servicio en curso en la misma mesa.
Para ver más información sobre el servicio debes hacer clic en el botón "Detalles" de la mesa correspondiente. O puedes encontrar la lista de todos los servicios en curso en la sección específica, haciendo clic a la derecha en el icono :
Para cada servicio se indica la mesa, el número de personas, el costo total y si ya ha sido pagado, en su totalidad (icono verde), parcialmente pagado (icono naranja) o no pagado (sin icono). El icono +1 indica que se agregó más de una mesa.
Al hacer clic en la flecha, podrás ver todos los detalles del servicio:
En particular, para cada servicio puedes:
- cerrar el servicio: si cierras significa que los comensales han terminado de comer, ya han pagado y se han ido
- editar la orden: agregar/eliminar alimentos o modificar otros detalles
NOTA: si, sin embargo, la factura ya ha sido pagada (total o parcialmente), el pedido ya no se podrá modificar.
- cargar el pedido a una reserva: para que el cliente no pague de inmediato, sino que agregue ese costo a una reserva existente en el alojamiento (por ejemplo, si los clientes que se hospedan en su propiedad comen en su restaurante)
NOTA: si la factura ya ha sido pagada (total o parcialmente), no se puede realizar esta operación.
- ver la cuenta: consultar la cuenta, cobrar y emitir una factura/recibo si se desea.
5. Ingresar un nuevo pedido para llevar
Si, por el contrario, recibe una reserva para llevar, debe ingresarla haciendo clic en "TAKE AWAY" en la parte superior derecha, especificando nombre, teléfono, tipo de comida y hora de recogida. En la parte "Lista de Alimentos", podrás seleccionar los platos pedidos por el cliente del menú. En cambio, a la derecha, en la "Lista de pedidos", podrás modificar las cantidades de las comidas añadidas o eliminarlas:
6. Lista de pedidos para llevar
La comida para llevar es un servicio sin mesa, por lo que no se puede ver en la Vista General. Lo verás solo en la sección específica (con todos los demás pedidos para llevar), a la que puedes acceder haciendo clic a la derecha en el icono :
Por cada comida para llevar, verás el nombre de quien hizo la reserva, la hora de recogida, la cantidad de platos pedidos y si ya se han pagado.
En cambio, al hacer clic en la flecha, podrás ver todos los detalles del pedido:
En particular, para cada servicio puedes:
- cerrar el servicio: si cierras significa que los comensales han terminado de comer, ya han pagado y se han ido
- editar la orden: agregar/eliminar alimentos o modificar otros detalles
NOTA: si, sin embargo, la factura ya ha sido pagada (total o parcialmente), el pedido ya no se podrá modificar.
- cargar el pedido a una reserva: para que el cliente no pague de inmediato, sino que agregue ese costo a una reserva existente en el alojamiento (por ejemplo, si los clientes que se hospedan en su propiedad comen en su restaurante)
NOTA: si la factura ya ha sido pagada (total o parcialmente), no se puede realizar esta operación.
- ver la cuenta: consultar la cuenta, cobrar y emitir una factura/recibo si se desea.
7. Tareas de los huéspedes del día
En esta sección se muestran todos los huéspedes alojados en hotel (huéspedes de su propiedad que ya se han registrado), cuya reserva tiene un régimen que no es "Solo Alojamiento". Así podrás encontrar reservas con desayuno, media pensión, pensión completa y todo incluido. Desde aquí, si quieres, puedes elegir en qué zona del restaurante colocar a estos comensales para sus comidas, también puedes asignarles mesa inmediatamente.
Se puede acceder a la sección haciendo clic a la derecha en el icono
Para cada una verás el código de reserva, el régimen, la cantidad de huéspedes y el nombre del titular.
Al hacer clic en la flecha, podrás realizar las acciones mencionadas anteriormente. Además de elegir el área y la mesa, también podrás:
- elegir si deseas aplicar esa elección sólo para hoy o para todos los días de la estadía:
- elegir si quieres asignar esa mesa y área a todas las comidas de la reserva:
- o asignar una mesa y área específica para cada comida de la reserva, por ejemplo: el desayuno se sirve en el Área Principal en la mesa T.1, mientras que el almuerzo se sirve en la Piscina en la mesa T.4:
Una vez confirmada la elección, esa reserva desaparecerá de este apartado y pasará a la lista de reservas (de la que hablamos en el punto 3).
Finalmente, al hacer clic en "Kylix Mobile App" arriba a la derecha, verás el código QR para acceder a la app con la que los camareros tomarán pedidos desde el móvil. Hablaremos de esto en el artículo dedicado: