Atención: ESTA FUNCIÓN AÚN ESTÁ EN BETA Y SE ENCUENTRA SUJETA A CAMBIOS
Introducción
Desde el centro de mensajería de ZaK podrás configurar el envió de correos electrónicos a tus huéspedes de forma automática.
El primer paso para configurar esta herramienta es contar con los mensajes (plantillas de texto) que se desea hacer llegar a los huéspedes. Si aún no tienes plantillas creadas, podrás hacerlo desde la siguiente sección, ayudándote de su documentación específica:
☞ Documentación: ZaK - Plantillas: tus módulos de texto (NEW)
Envío automático: creación de eventos
Podrás encontrar el Centro de Mensajería en el siguiente enlace:
La primera vez que ingreses a esta sección (al igual que la sección de plantillas), la misma aparecerá vacía. A medida que crees tus eventos, podrás visualizarlos aquí en forma de lista.
Al hacer clic en el botón del engranaje en la esquina superior derecha, podrás elegir el idioma por defecto, es decir, el idioma en el que se enviará el mensaje en dos situaciones:
1- No cuentas con una plantilla traducida para el idioma de tu huésped.
2- La nacionalidad del huésped ses desconocida (no esté cargada en su tarjeta de registro).
Recomendamos elegir el Inglés (en).
El primer paso para configurar el envío automático de mensajes es crear un evento (Trigger) con condiciones específicas. Al cumplirse estas condiciones, ZaK procederá a ejecutar el evento (enviar el correo electrónico).
Para crear un evento, haz clic en el botón "Agregar nuevo evento" en la esquina superior derecha.
A continuación deberás indicar:
- Nombre
- Tipo
- Plantilla
- Lógica
- Condiciones
Tipos de Eventos
Hay varios tipos de eventos:
-
Nueva reserva: al recibir una nueva reserva
- Check-in: cuando faltan X cantidad de días para el check-in
- Check-out después: cuando faltan X cantidad de días para el check-out
-
Check-in/Check-out hecho: Check-in/check-out marcado como hecho en la reserva
- Opción/offerta caducada en: cuando faltan X cantidad de días para que una Oferta u Opción caduquen
-
Opciónn/oferta caducada: cuando una reserva en Oferta u Opción caduca
-
Emisión de un documento fiscal: cuando se emite un documento fiscal
-
Ingreso de pago en: cuando faltan X cantidad de días para que ingrese un pago programado
-
Pago recibido: cuando un pago es recibido (o cargado en una reserva)
-
Pago atrasado: cuando un pago programado no es recibido en X cantidad de días
-
zCrm Solicitud: cuando se recibe una solicitud en zCRM
-
zCrm Presupuesto: cuando se envía un presupuesto en zCRM
- zCrm Presupuesto aceptado: cuando un huésped acepta un presupuesto y crea su reserva
Nota: a cada Tipo le corresponderán distintas Condiciones.
- Todos los requerimientos deben ser cumplidos
- Sólo uno de los requerimientos debe ser cumplido
- El estado es Confirmado, Oferta u Opción.
- El régimen es Desayuno o Media Pensión.
- La fuente es el Channel Manager o el Motor de Reservas ZaK.
Envío Manual
Si encuentras que la automatización de los envíos no siempre es la mejor opción para tu alojamiento, siempre podrás enviar tus plantillas de forma manual cada vez que lo necesites. Esta opción te permitirá enviar también mensajes SMS y Whatsapp (no posibles de automatizar).
El nuevo centro de mensajería implica la incorporación de una nueva función en varias secciones de ZaK, la reconocerás por este logotipo:
Encontrarás este icono en 5 secciones dentro de ZaK:
- En la sección Resumen dentro de la página de detalles de cada reserva
- En Pagos > Administración, accesible desde cada transacción
- En Pagos > Documentos, desde de cada documento
- En zCrm > Solicitudes, disponible para todas las solicitudes sin presupuesto y a las que no has respondido aún
- En zCrm > Presupuestos, en la barra superior en el detalle de cada presupuesto generado
Al pulsar el botón en cualquiera de los apartados antes mencionados deberás elegir primero qué canal de mensajería deseas comunicarte (Email, SMS o WhatsApp).
Luego te encontrarás con la siguiente ventana: (variará levemente entre los canales Email/SMS y WhatsApp)
En la parte superior verás un cuadro con el contacto del cliente.
Del lado izquierdo encontrarás todas las plantillas preexistentes en el sistema (filtrables por idioma y categoría) que coincidan en Tipo con la sección en la que te encuentras y un botón de escritura libre, en caso de que prefieras redactar tu mensaje desde cero.
Finalmente, a la derecha aparecerá una vista previa del mensaje a enviar. En este punto podrás editarlo tanto como desees (asunto, idioma y texto).
Una vez revisado el mensaje, simplemente haz clic en "ENVIAR" para confirmar la operación.