Una prenotazione può essere:
- Confermata
- In opzione
- In offerta
- Cancellata
- Cancellata: No Show
È possibile impostare lo stato di una prenotazione
durante l'inserimento manuale o modificarlo dal dettaglio della
prenotazione. Lo stato può anche essere aggiornato dal cliente stesso
nel caso in cui confermi o cancelli la sua prenotazione via internet.
A seconda dello stato della prenotazione, le camere possono essere prenotate o meno. Questo naturalmente incide sulla disponibilità delle camere. Nel caso in cui la prenotazione sia stata creata su ZaK (e tu abbia successivamente inviato all'ospite un link per il voucher e il check in online) l'ospite può confermare la prenotazione inserendo una garanzia o cancellarla.
Una prenotazione può essere:
1. Confermata
La prenotazione è confermata e le camere sono riservate. Di conseguenza, la prenotazione influenzerà la disponibilità delle camere (di solito la prenotazione è garantita dalla carta di credito). Le prenotazioni confermate sono mostrate in verde:
2. Opzione
Queste prenotazioni non sono completamente garantite. Una prenotazione in opzione ha una data di scadenza
che puoi inserire manualmente. In alternativa il sistema assegnerà una
data di scadenza di default (la data di arrivo prevista). Il tuo ospite,
attraverso il link per il check-in online, può garantire la
prenotazione in base ai metodi di garanzia da te configurati (in questo
caso lo stato cambierà da Opzione a Confermata).
- Se il cliente garantisce la prenotazione ENTRO la data di scadenza, questa passa automaticamente da stato "Opzione" a stato "Confermata". Riceverai un'email di notifica e troverai un avviso in Home-Da Monitorare.
- Se invece l'opzione è già scaduta, l'ospite non può più garantirla. Nella pagina del Check-in Online troverà un messaggio di avviso.
- Una volta che l'opzione è scaduta, la prenotazione NON si cancella in automatico. Rimane con stato in opzione, ma la disponibilità viene liberata e la prenotazione sparisce dal Planner. Se vuoi cancellarla, occorre procedere manualmente. Trovi comunque un avviso sia in Home-Da Monitorare sia sul Planner nel giorno della scadenza.
3. Offerta
Questo stato viene utilizzato per formulare un preventivo. Le camere non sono prenotate: una prenotazione con stato "in offerta" non influisce sulla disponibilità delle camere e non è quindi visibile nel Planner. Anche le offerte hanno una data di scadenza.
- Le offerte possono essere garantite dall'ospite ENTRO la data di scadenza, ma solo se c'è ancora disponibilità per quelle date/camera.
- Se l'ospite la garantisce entro la scadenza, la prenotazione NON diventa confermata ma rimane comunque in offerta. Riceverai un'email di notifica e troverai un avviso in Home-Da Monitorare. Dovrai modificare manualmente lo stato in "Confermata" o "Cancellata".
- Se invece l'offerta è già scaduta, l'ospite non può più garantirla. Nella pagina del Check-in Online troverà un avviso.
- Una volta che l'offerta è scaduta, la prenotazione NON si cancella in automatico. Rimane con stato in offerta. Se vuoi cancellarla, occorre procedere manualmente. Trovi comunque un avviso sia in Home-Da Monitorare sia sul Planner nel giorno della scadenza.
Le prenotazioni in offerta e in opzione si trovano in ZaK nella seguente sezione:
4. Cancellata
5. Cancellato: No-show
Se
il cliente non si presenta, puoi usare questo stato per cancellare la
prenotazione, ma anche per tenere traccia che il cliente ha fatto un "no
show". Anche queste prenotazioni appaiono in rosso, in quanto sono pur
sempre cancellate.
Colori delle prenotazioni:
ROSSO: Cancellata, Cancellata - No Show
ARANCIONE: Opzione - Offerta
VERDE: Confermata
! Attenzione: Le prenotazioni in offerta, cancellate e no show, NON sono mostrate nel Planner.