I dati dei clienti sono automaticamente registrati nel database di ZaK. Oltre ai dati degli ospiti privati, il sistema gestisce anche i dati delle aziende e delle agenzie. Ogni ospite, azienda o agenzia è associato alle prenotazioni corrispondenti, ai pagamenti e ai vari documenti (come fatture, ricevute, note di credito, ecc.).
☞ Docs: ZaK - Aziende
☞ Docs: ZaK - Agenzie
Se un cliente fa una prenotazione in momenti diversi e con dati diversi (ad esempio un indirizzo email diverso o un numero di telefono diverso), il sistema registra due clienti diversi anche se sono la stessa persona. Lo stesso vale anche per le aziende e le agenzie. Affinché i dati statistici funzionino bene, le informazioni devono essere chiare e non ambigue.
Puoi accedere allo strumento Unifica duplicati dal seguente link:↳ Link Utile: Zak > Clienti > Unifica duplicati
NB: le informazioni su eventuali clienti duplicati appaiono anche nella pagina dei dati personali di ciascun cliente:
Durante l'inserimento manuale di una nuova prenotazione da YouBook, se il cliente esiste già nel database ti verrà proposto automaticamente di scegliere quel cliente, senza dover reinserire i dati. Sulla parte destra della sezione "Cliente", i nomi corrispondenti vengono visualizzati come mostrato qui sotto. Puoi selezionare uno dei clienti con lo stesso cognome o scegliere di inserire il cliente come "nuovo" (in caso di omonimia):
Unificazione
Nel tempo possono essere stati inseriti più clienti che in realtà sono la stessa persona (ad esempio ogni prenotazione scaricata da WooDoo o proveniente dalle OTA, crea necessariamente un nuovo cliente, anche se ha già effettuato una prenotazione in passato e fornito i suoi dati). ZaK ti permette di unire tutti i vari duplicati di Clienti, Aziende o Agenzie.
Rilevamento
Un algoritmo rileva i clienti che potrebbero essere la stessa persona. Allo stesso modo, Zak rileva anche i record di Agenzie o Aziende che potrebbero essere la stessa entità. Per ogni nome ZaK indica il numero di duplicati che potrebbero essere uniti.
Cliccando su ogni Nome Cliente, puoi accedere alla sezione a destra e decidere quali record devono essere uniti, escludendo quelli che in realtà si riferiscono a persone (o agenzie/aziende) diverse.
! NOTA: Nel rilevamento vengono considerati anche l'email e il telefono. Anzi, email e telefono hanno una considerazione ancora più forte rispetto a nome e cognome, in quanto sono dati strettamente personali.
Quindi può capitare che ZaK tra i duplicati ti mostri dei clienti che magari hanno un nome diverso tra loro, ma lo stesso cognome, la stessa email e lo stesso telefono. Oppure che hanno nome e cognome diversi, ma email e telefono uguali.
Procedura di unione
I record da unire possono avere alcuni dati in comune. La stessa persona potrebbe fare una prenotazione con diversi indirizzi e-mail: per unire i dati, devi indicare quali dati vuoi mantenere:
A questo punto il sistema rimuove tutti i duplicati tranne uno. Su questo, i campi saranno aggiornati come indicato nella procedura sottostante. Di conseguenza, i documenti fiscali (fatture, note di credito, ecc.) saranno associati a questo unico record di contatto, così come le prenotazioni di clienti, agenzie o aziende.
Non vedo alcuni duplicati
Se sei sicuro di avere altri clienti duplicati, ma non li visualizzi nella lista, prova allora a richiedere un nuovo controllo dei duplicati. Per farlo, clicca sull'apposito bottone in alto a destra, attendi qualche secondo e poi aggiorna la pagina:
Se anche richiedendo un nuovo controllo non li visualizzi, significa allora che hai raggiunto il limite massimo di 48 duplicati visualizzabili. Occorre quindi che unifichi i duplicati attuali o che li escludi, potrai così visualizzare quelli nuovi!