Il PMS ZaK può essere sincronizzato al Channel Manager Woodoo e al Booking Engine WooDoo.
Il nostro PMS ZaK ha un suo Booking Engine nativo ed anche un Channel Manager integrato, con i canali più utilizzati.
Tuttavia, se sei un cliente storico ed hai ancora il tuo Booking Engine su WooDoo, oppure hai alcuni canali attivi su WooDoo e vuoi utilizzare anche il nostro PMS, sarà necessario attivare la sincronizzazione tra ZaK e WooDoo.
In questo modo potrai ricevere su ZaK tutte le prenotazioni ricevute da WooDoo. Inoltre i tuoi prezzi, restrizioni e disponibilità saranno impostati e gestiti direttamente da ZaK.
Attivando la connessione tra ZaK e WooDoo:
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ZaK gestisce in maniera automatica la disponibilità sul Booking Engine e su tutte le OTA collegate. La disponibilità inviata da ZaK corrisponde alla situazione reale delle tue camere. Se preferisci puoi ridurla (o aumentarla) per azioni di marketing online.
- quando modifichi i prezzi e le restrizioni su ZaK, questi vengono aggiornati sul Booking Engine e sulle OTA collegate.
- tutte le prenotazioni ricevute dal Booking Engine o da un'OTA in WooDoo, vengono integrate su ZaK.
Questa connessione è molto vantaggiosa perchè ti permette di lavorare quotidianamente solo sul gestionale ZaK e di accedere a WooDoo saltuariamente, solo in caso tu voglia cambiare alcune impostazioni dei canali o del Booking Engine. Per esempio se vuoi aggiungere offerte speciali, riconfigurare i canali del Channel Manager, cambiare la regola di cancellazione del sito, ecc.
La connessione tra ZaK e WuBook si attiva dalla seguente sezione di ZaK, come se fosse uno dei canali del Channel Manager di ZaK:
↳ Link utile: ZaK > Online > Canali > Canali
La connessione con WooDoo condivide con gli altri canali attivi nel Channel Manager di ZaK le impostazioni globali, come l'attivazione o meno dell'algoritmo che assegna automaticamente la camera fisica alla prenotazione o la garanzia di prenotazione delle prenotazioni provenienti da WooDoo:
↳ Link utile: ZaK > Online > Canali > Configurazione
L'algoritmo menzionato sopra si basa su due criteri:
- assegna in automatico una camera fisica "adatta", cioè capace di contenere il numero e la tipologia di ospiti richiesta (adulti, bambini);
- ottimizza lo spazio cercando di "assegnare" i soggiorni su meno camere possibile in modo da lasciare possibilmente le altre camere con lunghi periodi liberi.
☞ Docs: ZaK - Camere fisiche
Importazione dell'inventario prezzi e restrizioni da WooDoo
Se stai già utilizzando WooDoo e quindi hai già dei listini impostati, durante la prima configurazione del canale puoi importare da WooDoo anche i prezzi e le restrizioni che hai già impostato.
Per farlo, occorre andare sulla pagina di configurazione del canale WooDoo e cliccare su "Importa". Qui dovrai fare una mappatura preliminare di camere e tariffe tra ZaK e WooDoo, per fare in modo che Zak possa importare correttamente i valori presenti in WooDoo:
! NOTA: se non fai prima questo passaggio e mappi direttamente camere e tariffe nella sezione "Prodotti disconnessi", saranno invece i prezzi e le restrizioni di ZaK a sovrascrivere quelli di WooDoo!
Dopo aver fatto questa prima mappatura "di preparazione" e dopo aver importato l'inventario, puoi procedere alla mappatura vera e propria, come descritto sotto.
Associazione di tipologie di camera e tariffe
Occorre ora associare ad ogni tipologia WooDoo che vuoi aggiornare, la rispettiva tipologia ZaK. Questa associazione permette a ZaK di aggiornare la disponibilità sulla camera WooDoo corretta e di assegnare alle prenotazioni scaricate da WooDoo le rispettive camere.
Dovrai anche associare alle Tariffe che hai creato su Zak la combinazione di Piano Tariffario e Piano Restrizioni che vuoi che gli corrispondano in WooDoo. Infatti, mentre su Zak ogni tariffa comprende il suo set di restrizioni, in WooDoo invece Piani Tariffari e Piani Restrizioni sono separati e possono essere abbinati a piacimento: fai quindi attenzione ad associare, nella tabella di mapping del canale, le combinazioni di Piani Tariffari e Piani Restrizioni corrette, cioè quelle effettivamente utilizzate su WooDoo
☞ Docs: ZaK - Tipologie di camera
ZaK calcola la disponibilità di una tipologia di camera sulla base delle camere libere presenti sul Planner. Le prenotazioni pending, anche se non hanno la camera fisica definita, incidono comunque sulla disponibilità della tipologia.
☞ Docs: ZaK - Prenotazioni Pending
! NOTA: Non incidono invece sulla disponibilità le prenotazioni Cancellate, No-Show, In Offerta, e quelle in Opzione scadute (cioè con data scadenza passata).
Importazione dell'archivio prenotazioni da WooDoo
Se stai già utilizzando WooDoo e quindi hai già ricevuto delle prenotazioni dirette attraverso il tuo Booking Engine oppure dalle OTA connesse con WooDoo, potrai anche importare da WooDoo l'archivio delle prenotazioni esistenti.
Dopo aver eseguito la mappatura e aver connesso alcuni o tutti i tuoi prodotti Zak a WooDoo, potrai tornare nella sezione "Importa" per importare l'archivio delle prenotazioni esistenti in WooDoo:
Facciamo un riepilogo dei passaggi da fare, nel loro giusto ordine, se stai già utilizzando WooDoo e vuoi importare in ZaK prezzi, restrizioni e prenotazioni esistenti:
- Nella sezione "Importa" fai la mappatura preliminare ed importa il tuo inventario (prezzi e tariffe) da WooDoo.
- Nella sezione "Prodotti" fai la mappatura delle camere e delle tariffe WooDoo che vuoi siano gestite da ZaK.
- Nella sezione "Importa", importa l'archivio prenotazioni da WooDoo.