Τι απαιτεί ο νόμος;
Εάν ένας πελάτης κάνει κράτηση και πληρώσει προκαταβολή κατά τη διαμονή του, ο νόμος απαιτεί την έκδοση ενός παραστατικού: το τιμολόγιο κατάθεσης.
Η κατάθεση που ελήφθη πρέπει να εμφανίζεται στο Υπόλοιπο του έτους κατά το οποίο ελήφθη, επομένως είναι σημαντικό να καταγραφεί αμέσως. Επιπλέον, το τελικό τιμολόγιο που εκδίδεται πρέπει να δείχνει το σύνολο του λογαριασμού, από τον οποίο πρέπει να αφαιρεθεί η τιμολογημένη προκαταβολή.
Το Zak διαθέτει συγκεκριμένο τύπο παραστατικού για το τιμολόγιο πληρωμής σε λογαριασμό. Ας δούμε πώς λειτουργεί παρακάτω.
Πώς να προχωρήσετε στο Zak;
Αρχικά, πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στις λεπτομέρειες της κράτησης και να καταγράψετε την πληρωμή της προκαταβολής στην ενότητα "ΠΛΗΡΩΜΕΣ". Στο παρακάτω παράδειγμα, το συνολικό ποσό της κράτησης είναι 160€ και ο επισκέπτης έχει ήδη καταβάλει προκαταβολή 60€:
☞ Έγγραφα: Zak - Λεπτομέρειες κράτησης
☞ Έγγραφα: Zak F.A.Q. - Πως να καταγράψετε μια πληρωμή;
Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να κάνετε κλικ στην ενότητα "ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ" και να εκδώσετε το τιμολόγιο για την κατάθεση των 60€. Θυμηθείτε να επιλέξετε τον συγκεκριμένο τύπο παραστατικού (Τιμολόγιο Κατάθεσης):
☞ Έγγραφα: Zak F.A.Q. - Πως να εκδώσετε ένα τιμολόγιο;
Στην ενότητα "Περιγραφή" του εγγράφου που εκδίδετε, θυμηθείτε να καθορίσετε στο πεδίο "Σύνολο" το ποσό της κατάθεσης (60€) και επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο enter:
Τώρα μπορείτε να προχωρήσετε στην έκδοση. Η ZaK θα αναφέρει 60€ ως έχουν ήδη πληρωθεί και τιμολογηθεί, και 100€ ακόμη προς πληρωμή.
Τι να κάνετε όταν ο επισκέπτης εξοφλήσει τον λογαριασμό;
Όταν λάβετε τη διαφορά (100€) από τον επισκέπτη, θα πρέπει να καταγράψετε 100€ στην ενότητα "ΠΛΗΡΩΜΕΣ", ώστε η συνολική πληρωμή να είναι 160€ (100+60). Κάντε κλικ τώρα στην ενότητα "ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ" και προχωρήστε με την έκδοση ενός κανονικού τιμολογίου.
Τώρα στην ενότητα "Περιγραφή" θα βρείτε αυτόματα το συνολικό ποσό και την κατάθεση που έχει ήδη αφαιρεθεί. Επομένως, δεν θα χρειαστεί χειροκίνητη παρέμβαση, απλώς προχωρήστε με το ζήτημα:
Με αυτόν τον τρόπο, έχετε εκδώσει σωστά το τιμολόγιο κατάθεσης και υπολοίπου. Το "Απλήρωτο" θα είναι 0 €, επομένως θα εξαφανιστεί: