La configuración del Broom Paper y su informe correspondiente se hace directamente desde el ZView, al que se accede desde el siguiente enlace o desde su icono en la barra de accesos rápidos:
↳ Enlace: ZaK > Reservas > zView
☞ Documentación: ZaK - zView
Veamos como configurar el Broom Paper. Primero, desde el ZView, haz clic en el icono de arriba a la derecha y luego en "Broom Paper":
Una vez dentro encontrarás diferentes secciones de configuración, veámoslas una a una a continuación:
Políticas
Aquí debes definir las políticas de limpieza de tus habitaciones en base a sus estados: con check-in, check-out, ocupada o vacía.
Puedes, por cada estado, configurar una limpieza: rápida, normal, completa o ninguna. Y también indicar si se requiere un cambio de ropa de cama, toallas o ambas:
Políticas por Habitación
Configuración de Habitaciones
Esta sección indica al personal de limpieza cómo debe preparar la habitación cuando haga la limpieza. Por ejemplo, añadir una cama extra, separar/juntar camas existentes para uso twin/doble, etc. Cada "configuración" puede tener un color asignado para su rápida identificación y será visible en el ZView. Aquí, por defecto, podrás ver algunas configuraciones por defecto (las que tienen el icono de la medalla) y/o crear las tuyas propias:
Para asignar una configuración a una habitación, haz clic en el icono de la limpieza en el ZView y luego en "Editar":
Empleados
En esta sección tendrás la posibilidad de agregar uno o más empleados de limpieza. Esto te permitirá distribuir las tareas de limpieza entre los diferentes trabajadores y enviar a cada uno un enlace con sus tareas de limpieza específicas. Para cada trabajador también podrás especificar su correo electrónico y número de teléfono, al cual se le enviará su enlace con el informe de limpieza. Por lo tanto, una vez creado el trabajador, podrás enviarle su enlace vía correo electrónico, SMS o Whatsapp haciendo clic en el botón correspondiente (como lo indica la flecha en la siguiente imagen):
NOTA: El enlace se debe enviar solamente una vez. Este enlace se actualizará automáticamente cada vez que haya un cambio en zview para que el empleado asignado tenga siempre la información actualizada y cada actualización del empleado actualizará el zview de igual forma.
Opciones
Aquí podrás habilitar o deshabilitar la recepción de una notificación por correo electrónico para tres casos:
- cuando un trabajador marca una limpieza como hecha desde su enlace
- cuando un trabajador informa que hay que realizar un mantenimiento para una habitación
- cuando un trabajador informa que ha encontrado un objeto olvidado en una habitación
Confirma las limpiezas que se deben hacer y marcar como hechas
Tener definida una política de limpieza no significa que se aplicará automáticamente a todas tus habitaciones y todos los días. Lo serán, pero primero debes confirmarlas manualmente.
Los íconos de limpieza en gris claro, significa que aún NO se han confirmado. Por ejemplo:
Por lo tanto, debes hacer clic en ellos y elegir confirmarlos o modificarlos:
En caso de un cambio, también tendrás la posibilidad de ingresar una nota, que será visible para el empleado desde su enlace:
Una vez confirmada una limpieza, los iconos se harán "sólidos" y esa limpieza será visible en el enlace del trabajador asignado:
Si deseas confirmar la limpieza de todas las habitaciones para un día determinado con un solo clic, haz clic en la casilla del día en la parte superior y encontrarás "Confirmar todas las tareas":
Del mismo modo, desde aquí también puedes marcar todas las limpiezas de ese día como realizadas haciendo clic en "Marcar todas como hechas". O puedes hacer clic en cada limpieza individual para cada día/habitación y marcarlo como "Hecho":
Enlaces para los empleados
Puede enviar al limpiador su propio enlace con sus tareas de limpieza, como se indica arriba en "EMPLEADOS". A su vez, también puedes optar por un enlace genérico en lugar de uno para cada trabajador individual. Todo desde la misma sección, haciendo clic en "Enlace de tarea de propiedad" y enviándolo manualmente a quien corresponda:
Desde su enlace, los trabajadores visualizarán todas sus tareas de limpieza asociadas.
Las pendientes se señalarán de color naranja mientras que las realizadas se verán de color verde:
El ingresar en alguna de sus tareas pendientes, por ejemplo en QUA3, el empleado podrá marcar la tarea como hecha, agregar alguna tarea de mantenimiento o reportar el hallazgo de un objeto olvidado:
Tan pronto como el trabajador realice cambios en su enlace, estos se reflejarán inmediatamente en zView y en el reporte Broom Paper, para que quienes trabajan allí puedan verlos en tiempo real.
Informe Broom Paper
Para obtener más información sobre el informe, consulta la documentación correspondiente:
☞ Documentación: ZaK - Broom Paper Informe (zView)