ZaK cuenta con una potente herramienta de envío de mensajes para que puedas estar siempre bien comunicado con tus huéspedes.
Podrás enviar mensajes SMS, por Whatsapp y, el clásico y siempre confiable, Email.
Los envíos de SMS y Whatsapp son manuales, huésped por huésped. Mientras que los emails puedes configurarlos para que sean enviados automáticamente (opcional) según diversos eventos y condiciones.
Mensajes pre-diseñados: Las plantillas
Las Plantillas de ZaK te permiten crear textos personalizados e inteligentes para que puedas luego enviarlos manual o automáticamente (sólo emails).La creación de textos es opcional si únicamente deseas trabajar con envíos manuales. De lo contrario, es un requerimiento.
Si aún
no tienes plantillas creadas, podrás hacerlo desde la siguiente
sección, ayudándote de su documentación específica:
☞ Documentación: ZaK - Plantillas: tus módulos de texto (NEW)
Envío Manual
Esta opción te permitirá enviar mensajes
SMS (directo desde ZaK), Whatsapp (se abrirá whatsapp web antes de permitirte enviar el mensaje propiamente dicho) y correos electrónicos.
El Centro de Mensajería se encuentra presente en muchas secciones y herramientas de ZaK, para ayudarte a encontrar la función la hemos identificado con este logo:
Particularmente, lo encontrarás en:
- Sección Resumen dentro de la página de detalles de cada reserva:
- En Pagos > Administración, accesible desde cada transacción:
- En Pagos > Documentos, desde de la lista de documentos o desde cada documento propiamente dicho:
- En zCrm > Solicitudes, disponible para todas las solicitudes sin presupuesto y a las que no has respondido aún:
- En zCrm > Presupuestos, al momento de crear el presupuesto y también en la barra superior en el detalle de cada presupuesto ya generado:
Al pulsar el botón en cualquiera de los
apartados antes mencionados deberás elegir primero qué canal de
mensajería deseas comunicarte (Email, SMS o WhatsApp).
Luego te encontrarás con la siguiente ventana: (variará levemente entre los canales Email/SMS y WhatsApp)
En la parte superior verás un cuadro con el contacto del cliente, editable de ser necesario.
Del
lado izquierdo encontrarás todas las plantillas preexistentes en el
sistema (filtrables por idioma y categoría) que coincidan en Tipo con la
sección en la que te encuentras y un botón de escritura libre, en caso
de que prefieras redactar tu mensaje desde cero.
Finalmente,
a la derecha aparecerá una vista previa del mensaje a enviar. En este
punto podrás editarlo tanto como desees (asunto, idioma y texto).
Una vez revisado el mensaje, simplemente haz clic en "ENVIAR" para confirmar la operación.
NOTA: si no visualizas una determinada plantilla al momento de enviar un mensaje es posible que el tipo de la plantilla no corresponda a la sección en la que te encuentras, para saber dónde funciona cada tipo de plantilla puedes ayudarte con la siguiente tabla:
| Plantilla | Sección ZaK | Módulo ZaK |
| Detalla de la Reserva | Detalles de la reserva | Básico |
| zCrm: Presupuesto | Detalles de cada Presupuesto | zCrm |
| zCrm: Solicitudes | Detalles de cada Solicitud | zCrm |
| Documento Fiscal | Pagos > Documentos | Finanzas |
| Pago | Finance > Payments | Finanzas |
| Documento fiscal con reserva | Finance > Documents | Finanzas |
| Pago con reserva | Finance > Payments | Finanzas |
| Nivel Propiedad | Configuración Página del Huésped | Básico |
Envío automático
Desde la sección Disparadores podrás programar envíos automáticos de email según tus necesidades.
Al hacer clic en el botón del engranaje en la esquina superior derecha, podrás elegir el idioma por defecto, es decir, el idioma en el que se enviará el mensaje en dos situaciones:
1- No cuentas con una plantilla traducida para el idioma de tu huésped.
2- La nacionalidad del huésped es desconocida (no esté cargada en su Parte de Entrada).
Recomendamos elegir el Inglés (en).
Creación de Disparadores
Para comenzar simplemente haz clic en el botón de la esquina superior derecha "Agregar nuevo disparador".
Encontrarás 4 campos a configurar:
-
Nombre
Interno, sólo lo visualizarás tú. -
EventoEl evento es la característica principal del Disparador, hay decenas para elegir, clasificados según su tipo:
- Nivel Reserva
- Documento Fiscal
- Pago
- Pago con reserva
- zCrm: Solicitudes
- zCrm: Presupuestos
- Nivel Reserva
-
Plantilla
De acuerdo al evento, encontrarás distintas plantillas según su tipo.
-
Condiciones (opcional)
Las condiciones te permitirán personalizar el envío del mensaje tanto como quieras. Para cada evento encontrarás condiciones diferentes para elegir.
Sólo recuerda: a más condiciones añadas, más compleja será la lógica.
Ejemplos de disparadores más comunes
1- Nueva reserva Confirmada creada a través del Motor de Reservas ZaK
Evento principal: nueva reserva
Evento principal: nueva reserva
Condiciones extras: estado Confirmado y fuente de reserva Motor de Reservas ZaK
2- No Show de cualquier reserva
Evento principal: Cambio en el estado de la reserva de Confirmada a Cancelada: No show.
Condiciones extras: no son necesarias, ya que se desea enviar el mismo mensaje a todas las reservas, independientemente de sus características particulares.
3- Pago recibido
Evento principal: Pago recibido por una reserva
Condiciones extras: no son necesarias, ya que se desea enviar el
mismo mensaje a todas las reservas, independientemente de sus características particulares o las del pago.