Oltre alle prenotazioni ricevute dai punti di vendita online (OTA e Booking Engine) ogni struttra riceve anche delle prenotazioni "dirette": quelle dei clienti che telefonano, scrivono una mail o si presentano direttamente in struttura.
Puoi creare queste prenotazioni su Zak attraverso lo strumento YouBook, che trovi al menu Prenotazioni-Youbook:
↳ Link utile: ZaK > Prenotazioni > YouBook
Ma è anche accessibile dai link veloci sempre disponibili sulla destra dell'interfaccia del gestionale:
E puoi accedervi anche direttamente dal Planner, come una delle modalità per creare una nuova prenotazione se clicchi su una qualunque casella libera:
YouBook è costituito da tre sezioni: Cliente, Prodotti Disponibili, Riepilogo.
1. Cliente
La prima sezione è lo strumento che permette d'inserire il cliente o cercarne uno già registrato:
Quando compili uno dei campi cliente, il sistema ti propone in automatico le corrispondenze eventualmente già presenti nel tuo archivio clienti. E nel caso in cui selezioni un cliente già esistente, verranno mostrate le sue prenotazioni precedenti.
2. Prodotti
La sezione Prodotti Disponibili ti permette di definire le date del soggiorno e di scegliere la/e camera/e. Quando indichi il periodo di soggiorno, ZaK controlla quali sono i prodotti disponibili in quel periodo e ti propone solo quelli. Se hai creato diversi sotto-prodotti per le tue camere in base alle occupazioni, puoi anche specificare l'occupazione (numero di Adulti, Adolescenti, Bambini e Neonati) per affinare ulteriormente la ricerca. Hai a disposizione i tasti rapidi per 1/2 occupanti e per i numeri da 3 in su puoi aprire il menu a tendina.
Puoi anche filtrare le camere per tipologia.
Puoi inoltre scegliere se vuoi rispettare le restrizioni presenti in Tabla in quel momento, come ad esempio il soggiorno minimo. Se invece scegli di ignorare le restrizioni, potrai inserire prenotazioni dirette anche se non rispettano le restrizioni presenti in Tabla.
Infine, trovi la casella "Arrotondamento Prezzi" per scegliere in che modo arrotondare i prezzi durante l'inserimento della prenotazione.
3. Modalità Gruppo
Oltre rispettare o ignorare le restrizioni, puoi anche scegliere l'opzione Prenotazione di gruppo, grazie alla quale puoi visualizzare la quantità di camere disponibili per ogni tipologia. Di conseguenza, potrai selezionare rapidamente più tipologie di camere e più camere fisiche cliccando sul "+". Se hai commesso un errore, puoi sempre rimuoverle cliccando sul "-" . Nell'esempio che segue, ho scelto 3 Matrimoniali e 1 Singola:
A seguire la documentazione che spiega nel dettaglio come inserire prenotazioni di gruppo, con il relativo video:
☞ Docs: ZaK F.A.Q. - Come inserire una prenotazione di gruppo?
4. Abilita Zym
Puoi inoltre scegliere se utilizzare i prezzi modificati dallo Yield Manager oppure le tue tariffe. Cliccando questo bottone, inserirai la prenotazione con i prezzi modificati dallo Yield Manager:
A seguire la documentazione relativa allo ZaK Yield Manager:
☞ Docs: ZaK - Yield Manager (Zym)
5. Riepilogo
La colonna sulla destra mostra un riepilogo di tutti i dettagli della prenotazione e ti permette anche di definire dati accessori: Stato della prenotazione, Orario di Check-in, Regola di cancellazione, Trattamento, dati della Carta di Credito, eventuali Extra o Note.
Hai anche la possibilità di scegliere, prima di salvare la nuova prenotazione, di inviare subito il voucher al cliente!
NB: YouBook si ricorderà la tua preferenza relativa all'invio del voucher e te la proporrà di default per le prossime prenotazioni.
Infine, in basso trovi il pulsante PRENOTA per salvare la nuova prenotazione. A questo punto verrà generato il codice di prenotazione e la troverai nell'elenco prenotazioni:
NB: Anche dopo aver salvato potrai modificare ogni dettaglio della prenotazione (cliccando sul codice e entrando al suo interno).